Нефть и песок О стали Компрессор - подбор и ошибки Из истории стандартизации резьб Соперник ксерокса - гектограф Новые технологии производства стали Экспорт проволоки из России Прогрессивная технологическая оснастка Цитадель сварки с полувековой историей Упрочнение пружин Способы обогрева Назначение, структура, характеристики анализаторов Промышленные пылесосы Штампованные гайки из пружинной стали Консервация САУ Стандарты и качество Технология производства Водород Выбор материала для крепежных деталей Токарный резец в миниатюре Производство проволоки Адгезия резины к металлокорду Электролитическое фосфатирование проволоки Восстановление корпусных деталей двигателей Новая бескислотная технология производства проката Синие кристаллы Автоклав Нормирование шумов связи Газосварочный аппарат для тугоплавких припоев
Главная страница / Архитектура отрасли

РОССИЙСКАЯ СПЕЦИФИКА

– Как Вы оцениваете развитие рынка систем электронного документооборота в России? Какие факторы, на Ваш взгляд, сдерживают его?

Д. Романов: Рынок систем электронного документооборота (СЭД) – один из самых быстрорастущих в сфере информационных технологий, о чем свидетельствует большое число посетителей профильной выставки DOCFLOW. С каждым годом аудитория расширяется, увеличивается и число фирм, предлагающих решения в области автоматизации делопроизводства и документооборота. В настоящее время можно оценить темпы роста этого рынка – 30–40% в год.

Сдерживающими факторами развития этого рынка являются скорее психологические, чем технические или законодательные аспекты: сложно за десять лет изменить психологию людей, привыкших работать только с бумажными документами. Должно вырасти новое поколение, для которого использование компьютерных технологий будет естественным.

Н. Никольский: Рынок будет активно развиваться, основанием чему

служит осознание большей частью руководителей коммерческих и государственных структур преимуществ автоматизации систем управления. Сдерживающим фактором является менталитет российских служащих, не имеющих опыта работы с компьютерами.

В. Пятько: С точки зрения потребителя различных систем автоматизации, а банк именно такой потребитель, можно утверждать, что сегодня на рынке имеется выбор СЭД, а их функциональные возможности постоянно расширяются. На рынке присутствует также достаточное количество фирм, предлагающих разработать на заказ СЭД любой сложности.

Вместе с тем доля электронного документооборота в общем объеме

внутри- и межкорпоративного документооборотов остается весьма незначительной. В большинстве случаев информация между участниками бизнес-процессов чаще передается с помощью бумажных документов. Если же для ускорения проведения операции и используется электронная форма, это, как правило, электронная копия бумажного документа. И лишь в немногих случаях информацию передают посредством документа с электронной цифровой подписью.

Отсутствие культуры работы с электронными документами – сдерживающий фактор: еще слишком велико число менеджеров на разных уровнях управления, предпочитающих работать с бумагами. Даже если информация и существует в электронной форме, на стол руководителя она попадает в распечатанном виде. Даже для несравненно более компьютеризированных, чем Россия, стран должно пройти определенное время, прежде чем умение и привычка людей работать с электронным документом станет таким же ординарным явлением, как умение читать и писать. Бумажный документооборот продолжает играть существенную роль.

Если СЭД внедряется до конца, то количество бумажных документов сокращается и больше используются электронные документы. Но на практике это бывает редко, гораздо чаще – электронные копии бумажных документов остаются в архиве для хранения. Однако несомненно и существенно уменьшается оборот бумажных документов, в работе используется их электронная версия. Поэтому, на мество, сколько оборот бумажных документов.

Другим фактором, сдерживающим развитие рынка СЭД, является нежелание (или неумение) оценить прямой экономический эффект от

внедрения электронного документооборота. Само внедрение не приведет ни к сокращению персонала, ни даже к уменьшению объемов потребляемой бумаги, а вызывает дополнительные расходы на технику, ПО и персонал, обеспечивающий функционирование системы.

Д. Марченко: За последние три года произошел ощутимый рывок: начиная с 1998 года ежегодно происходило двукратное увеличение объемов продаж систем управления документами. Есть основания полагать, что темпы роста снижаться не будут. Что касается сдерживающих факторов, то основные из них – бедственное финансовое положение и техническая отсталость компаний. Некоторые компании не могут позволить себе даже электронную почту.

Состояние рынка сейчас напоминает набухшую почку: потребность в автоматизации документооборота ощущается и осознается сотрудниками всех уровней, но первостепенный приоритет получается, только когда появляются технические и финансовые возможности.

Обмен электронными документами между организациями – это перспектива, к которой еще долго идти, потому что сложно изменить менталитет всех участников информационного обмена.

– Каковы в настоящее время игроки на рынке и как он распределен между ними?

Д. Романов: На российском рынке присутствует много программных продуктов, предназначенных для

автоматизации процессов делопроизводства и документооборота,

создания систем управления документами, создания и ведения корпоративных архивов. Из зарубежных наиболее известны разработки компаний Documentum, FileNet, Hummingbird, Siemens и Lotus Development/IBM. К сожалению, в зарубежных системах не учитывается специфика традиционного российского делопроизводства.

Список отечественных разработок в области СЭД довольно обширен и

постоянно пополняется новыми.

Наибольшее распространение на российском рынке получили: «БОСС-Референт» компании «АйТи», «1С:Документооборот» (1С), «Евфрат» (Cognitive Technologies), «Гран-док» (Гранит), «Эскадо» (Интерпроком), «CompanyMedia» (Интертраст), «LanDocs» (Ланит),

«Золушка» (НТЦ ИРМ), «Оптима Workflow» (Оптима), «Дело-96» (ЭОС). Эти игроки в основном и делят между собой рынок отечественных систем.

Д. Марченко: Вопрос непростой, если попытаться понять, какие именно системы следует относить к этому классу. Для решения задач электронного документооборота применяются и системы, реализующие технологию workflow, и регистрационные, и архивные системы. Наиболее распространены последние две, внедрение которых не требует пересмотра методик ведения делопроизводства и документооборота, так как по-прежнему обрабатываются на бумаге. Но и эффект от внедрения таких систем состоит только в том, что в них автоматизирован журнал учета и сохранена фотокопия документа. Workflow-системы сравнительно моложе, требуют более серьезного поость. Считаю, что они в полной мере способны решить задачи электронного документооборота. На сегодняшний момент их доля невелика, но популярность растет семимильными шагами.

– Как повлиял на развитие систем электронного документооборота Закон «Об электронно-цифровой подписи»?

Д. Романов: Закон принят. Его можно хвалить или ругать. В частности, можно упомянуть о его отношении к западным средствам криптозащиты и что в качестве электронно-цифровой подписи (ЭЦП) принимается только один алгоритм – с несимметричными ключами. Но все это – мелочи. Его принятие позволяет развиваться информационным технологиям на качественно новом уровне, ведь электронный документооборот выходит за рамки одной организации (холдинга, предприятия, федерального органа), где достаточно и внутреннего приказа для организации собственного электронного документооборота. Сейчас мы уже можем организовать взаимодействие между юридическими лицами, которые раньше не знали друг друга и не заключали договоренностей.

Н. Никольский: Весьма позитивно расцениваем принятие этого закона. Закрепление легитимности за цифровой подписью повышает доверие к электронному документообороту.

В. Пятько: ЭЦП – неотъемлемая часть документа. Системы, в которых не предусмотрено ее использование, нельзя классифицировать легитимными. Закон об ЭЦП создал правовую основу для широкого

распространения электронного документооборота в сфере межкорпоративного обмена. Для внутрикорпоративного документооборота этот закон большой роли не играет, ибо корпорация вправе устанавливать свои «правила игры» в своей информационной системе.

Д. Марченко: Эффект тяжелого состава, снятого «с ручника» – он еще не катится, но уже не тормозит: одним из ощутимых препятствий на пути внедрения СЭД была сложность с приданием ему юридической значимости. Теперь многое станет проще и понятнее, но, правда, это не означает скорого перехода к новой технологии ведения электронных договоров, законопроектов и прочих значимых документов. Это дело времени.

– Для каких компаний предназначены данные системы, где их применение наиболее актуально?

Д. Романов: Производство товаров или услуг – основной вид деятельности большинства организаций. Объемы технологического документооборота, как правило, существенно превышают объемы управленческого. Технологический документооборот чаще поддерживается информационной системой, применяемой для автоматизации бизнес-процессов. Например, система, автоматизирующая работу склада, позволяет работать с накладными, система бухгалтерского учета – с платежными поручениями и счетами-фактурами и так далее.

Существуют организации, основной деятельностью которых является процесс управления, например, органы государственной власти или управляющие компании холдингов. А поскольку управление осуществляется с помощью документов, электронный документооборот для них – основная производственная база, своего рода «главный конвейер». Образно говоря, эти организации – «заводы» по производправленческих воздействий.

Н. Никольский: Автоматизированные системы документооборота необходимы в первую очередь крупным государственным и коммерческим структурам, чья деятельность сопровождается огромным количеством документации. Это банки, крупные промышленные корпорации, федеральные подразделения пенсионного и социального обеспечения.

В. Пятько: Необходимо различать системы общего документооборота и специализированные технологические. Внутренняя структура документов системы общего документооборота не играет существенной роли, в специализированных наоборот. Последние обрабатывают небольшое число документов с фиксированной структурой. При решении вопроса о необходимости использования СЭД следует исходить из объема, который предполагается перенести в систему.

Д. Марченко: На мой взгляд, везде, где деятельность коллектива сотрудников, занимающихся обработкой информации, направлена на лучшее и быстрое достижение общей цели,

т. е. там, где много людей одновременно производят, модифицируют, исполняют и контролируют документы. Примеры можно найти в любой сфере деятельности.

– Ваши рекомендации предприятиям по стратегии перехода на эти системы.

Д. Романов: Как известно, доля электронного документооборота не возрастает мгновенно. На любые изменения требуется время. К тому же и функциональные возможности СЭД могут задействоваться по-разному в процессе их внедрения, а значит, будет проявляться разный реальный эффект.

Н. Никольский: Во-первых, необходимо определить список целей и задач, которые должна решить информационная система, во-вторых, разработать четкий организационный план ее внедрения, а в-третьих, целесообразно выбрать поставщика решений в сфере автоматизации документооборота, уже имеющего опыт реализации подобных проектов.

В. Пятько: Переход на СЭД – это типичный проект по внедрению новых информационных технологий. Для такого перехода справедливы все рекомендации, которые даются по организации внедренческих проектов. Наиболее важны следующие положения.

Постепенность. Переход должен происходить постепенно. В ходе внедрения системы должна быть временно обеспечена возможность работы и по старой, и по новой технологии.

Ключевое звено. Внедрение должно начинаться с ключевого звена

документооборота, причем положительный эффект должен быть получен в короткий срок.

Заинтересованные пользователи. Должны быть найдены заинтересованные пользователи и обеспечена поддержка внедрения системы с их стороны.

Закрепление измененной технологии. Внедрение СЭД всегда ведет к изменению технологии работы с документами, которая должна быть прописана во внутрикорпоративных документах.

Д. Марченко: Не спешить, начинать с небольших участков – наиболее понятных и хорошо описанных. Главное в методичности при изменениях и в подконтрольности результатов.

– Применение систем электронного документооборота повышает риски сбоев. Каковы меры безопасности и защиты информатр задач, но многие из них теряют смысл, если отсутствует гарантия информационной безопасности, конфиденциальности информации, подтверждения авторства и контроля целостности электронных документов. Так как любой документ должен иметь автора, необходимы средства, подтверждающие это, для чего в системах и ЭЦП, формирующаяся с использованием цифрового ключа данного сотрудника.

Конфиденциальность информации сохраняется с помощью шифрования, использующего большое число различных алгоритмов на основе симметричных или несимметричных ключей. Необходимо обеспечить защиту информации, хранящейся на рабочих станциях и серверах, передаваемой в

локальных сетях структурных подразделений и между территориально-удаленными департаментами или филиалами. Такая защита обеспечивается комплексным применением программных, аппаратных систем и средств, включая средства криптографической защиты.

Н. Никольский: Скорее наоборот. Само внедрение систем многократно усиливает контроль за делопроизводством и гарантирует полную

сохранность и документов, и внутрикорпоративной информации. Если бумажный документ может потеряться, то наличие электронного контролируется системой в процессе всего «жизненного цикла». Если бумажный документ конфиденциального характера может попасть в чужие руки, то система разграничения прав доступа для электронного полностью исключает такую возможность.

– Новые системы и старый персонал. Инертность и консерватизм сотрудников. Какая система обучения, на Ваш взгляд, наиболее оптимальна, вообще, и для Вашего продукта, в частности?

Д. Романов: Обучение персонала работе с новым продуктом проходит обычно в рамках общего внедрения и неотделимо от таких мероприятий, как предпроектное обследование, внедрение пилотного проекта и др. Важно, чтобы процессы обучения сотрудников были бы скоординированы с общим процессом изменений в организации. В каждом проекте определяется круг сотрудников, которых следует обучать на курсах пользователей системы «БОСС-Референт», администраторов Lotus Notes и т. д. В некоторых проектах готовят группу инструкторов – сотрудников для последующего обучения коллег. Важным является вопрос о месте и времени обучения. В то время как делопроизводителей и секретарей можно собрать в одном месте одновременно, руководители учатся, как правило, по индивидуальному графику на рабочем месте. Для организаций, имеющих удаленные подразделения, полезны методы дистанционного обучения через Интернет.

Н. Никольский: Опыт нашей компании показывает, что эта проблема выдумана. Любой из предлагаемых программных продуктов в области электронного документооборота по сложности управления сопоставим с офисной программой. Процесс внедрения системы включает организацию тренингов для сотрудников компании. Помимо этого проводятся консультации для руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства. До настоящего времени все системные решения успешно осваивались персоналом и сбоев в работе компаний-заказч Обучение конечных пользователей работе с СЭД – одна из задач, решающихся при внедрении системы. Массовое обучение конечных пользователей на курсах не эффективный способ решения. Пользователю нужна технология работы на рабочем месте. Целесообразнее сначала подготовить одного «инструктора», который хорошо

узнает возможности системы и технологию работы с ней. А затем проводит персональное обучение конечных пользователей на рабочих местах и в объеме функций, необходимых конкретному пользователю.

При внедрении систем автоматизации общего документооборота переход от бумажных к электронным документам занимает длительный период времени, в течение которого фактически существует смешанный документооборот. Если СЭД способна создать технологию смешанного документооборота, она имеет больше шансов на успешное внедрение.

Подготовила обозреватель

Галина Снопова

Главная страница / Архитектура отрасли