|
|
  |
Главная страница / Архитектура отрасли СДЕЛАЕМ КОСТЯШКИ ЭЛЕКТРОННЫМИ! Рассмотрим некоторые из этих тенденций. От элементов – к системе Удобство и скорость работы с различными видами документов на любом предприятии становятся одним из решающих факторов оптимизации бизнеса. Разработчики различных систем, предназначенных для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, конечно, не могут не учитывать это обстоятельство. И хотя во всех современных системах присутствуют отдельные элементы документооборота (они позволяют печатать платежные поручения и кассовые ордера, счета и накладные и прочие документы), реализация целостной модели документооборота характерна лишь для класса корпоративных информационных систем. Практически каждое событие финансово-хозяйственной деятельности любого предприятия независимо от его величины и формы собственности сопровождается оформлением документов: выдача денег из кассы – расходным кассовым ордером, сдача работ – актом приемки, отпуск товара со склада – накладной. Далее эти «первичные учетные документы» обрабатываются и становятся своеобразным подтверждением «фактов хозяйственной жизни». Извлеченные из документов показатели суммируются в различных отчетах (кстати, отчетность тоже представляет собой особый вид документооборота). Если рассматривать финансово-хозяйственную деятельность не как совокупность функций планирования и учета, а как процесс подготовки и обработки финансовых и товарных документов, то можно выявить следующие их особенности: • документы представляют собой не тексты, а установленного вида бланки с занесенными в них показателями – наименованиями, кодами, датами, числами; • для финансовых и товарных документов не свойственно наличие нескольких редакций; наоборот, исправления обычно недопустимы; • на основании документа, включенного в финансово-хозяйственный документооборот, может последовательно создаваться второй, а на его основании – третий (на основании договора выписывается счет, на основании счета – накладная и т. д.). Особенности систем управления предприятием: • документы в них хранятся в виде учетных записей в специальных регистрах Системы, например в журналах (платежей, складских операций и т. д.), а не в виде визуальных образов, текстовых или графических объектов; • нет необходимости в создании и хранении формализованных описаний документов (формуляров): учетная запись, которая содержит все необходимые для работы показатели документа, и является этим формуляром; • в состав системы включаются автоматизированные функции поддержки создания документов на основании других документов. Новый подход – новые возможности Сравнительно недавно программное обеспечение, поддерживающее финансово-хозяйственную деятельность, – системы бухгалтерского, складского учета и т. п. рассматривалось исключительно как средство автоматизации учетных функций, а не потоков документов. Изменение подхода позволило сегодня значительно расширить возможности этих систем и в обработке документоаничивались лишь расчетными функциями, то затем стали включать в себя все более серьезные элементы документооборота. Изменилась архитектура таких систем: сначала это были отдельные программы (АРМы) для каждого участка работ, затем пришла очередь интегрированных систем с единой базой данных, сейчас наблюдается рост интереса к распределенной обработке документов для поддержки современных холдинговых структур. Заметим, что, говоря о системах управления документооборотом (docflow), обычно ограничиваются офисным (канцелярским) делопроизводством – приказы, служебные записки, входящая и исходящая корреспонденция. Однако сам термин «документооборот» применим к любому виду деятельности, связанному с подготовкой и обработкой документов: архивное дело, законодательная деятельность, разработка конструкторской и технологической документации на изделия. Специфика документооборота в каждой из сфер неизбежно отражается на системах его автоматизации, в каждой области создаются специализированные программные продукты. Последние тенденции Сегодня системы поддержки финансово-хозяйственного документооборота, несмотря на сохранение бумажной части документопотока, позволяют в значительной мере обеспечить функционирование его электронного аналога. В значительной степени это относится к внутреннему документообороту организаций, где большинство типичных схем обработки документов (таких, например, как «договор – счет – выписка банка по поступлению платежа – накладная – счет-фактура» или «наряд – отчет о выработке – расчетный листок – платежная ведомость – бухгалтерская проводка») уже сейчас действуют, «не покидая компьютера». Что касается внешнего документооборота, то здесь пока можно говорить лишь об отдельных направлениях: клиент-банк, сдача отчетности на машинных носителях. Можно отметить и такую тенденцию в развитии современных систем автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, как размывание границ между внешним и внутренним документооборотом. С одной стороны, корпоративные системы начали включать в состав пользователей своих контрагентов: поставщики применяют данные производственного планирования для прогнозирования объемов и расчета графиков своих поставок; дистрибьюторы и (или) дилеры размещают заказы, согласуют и отслеживают их исполнение (для этого есть даже соответствующий термин – SCM: управление цепочками поставок). С другой стороны, системы все заметнее перемещаются в Интернет. Наряду с уже привычным приемом заказов клиентов через Web появляются средства для поддержки удаленных (мобильных) пользователей-сотрудников компании – от торговых агентов до высшего руководства. Все это означает, что системы все дальше уходят от своего «предка» – автономных локальных программ – в сторону распределенных по Всемирной сети и связанных друг с другом программных сервисов. Общая схема документооборота при этом выглядит следующим образом. По отношению к зарегистрированному в системе документу предпринимается ряд действий,нтооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа, снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов и объектов учета системы (например, хозяйственных операций бухгалтерского учета). Количество таких этапов устанавливается индивидуально для каждого типа документов. При необходимости однажды выполненный этап документооборота можно отменить. Возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в зависимость от состояния других этапов для каждого конкретного документа. Наименование этапа и сообщения системы, сопровождающие выполнение и отмену этапов, а также количество этапов можно задавать произвольно. Для каждого документа ведется «Журнал документооборота», куда автоматически записываются данные о том, кто, когда и как эти этапы проводил. Что же касается конфиденциальности, то права пользователей при работе с документами строго разграничены. Так, оператор, занимающийся вводом первичных документов, не сможет получить доступ к обобщенной информации о деятельности фирмы; сотрудники какого-либо подразделения работают только со своими документами, не имея доступа к документам других подразделений и т. д. При необходимости общесистемный мониторинг дает возможность выяснить, кто из пользователей системы управления выполнил ту или иную операцию и в какой срок. Это, в свою очередь, также положительно сказывается на оперативности документооборота. Главная страница / Архитектура отрасли |