|
|
  |
Главная страница / Архитектура отрасли СЕГОДНЯ – У НЕМНОГИХ, А ЗАВТРА...– Скажите, пожалуйста, Арсений, как возникла идея «мобильного офиса»? Наверное, лучше начать с идеи офиса как такового – она родилась несколько столетий назад. Что такое офис? Фактически это средство вписать человека в некоторую систему координат, превратить в составную часть цепочки бизнес-процессов. Значение офиса как места работы возрастало по мере увеличения оборота бумажных документов. Нужно было, чтобы люди собирались в одном месте, работали с документами, изучали и писали бумаги, обеспечивали их циркуляцию и принимали совместные решения. Сейчас бизнес-процесс очень изменился благодаря использованию современных технологий. Они позволяют сотрудникам фирмы общаться, обмениваться мнениями, работать в составе рабочих групп над документами и проектами, находясь порой за тысячи километров друг от друга. К тому же стоимость офисных помещений растет, а в крупных городах добираться до офиса становится все труднее. Поэтому компании пытаются вынести за пределы традиционного офисного помещения всю рутинную офисную деятельность – работу с документами, телефонные звонки, почтовую переписку. – Так что же это такое – «мобильный офис»? Пожалуй, можно определить «мобильный офис» как совокупность технических и программных средств, позволяющих сотрудникам компании полноценно участвовать в бизнес-процессах независимо от своего местонахождения. Как это реализуется, хорошо видно на примере нашей компании. Ни у кого из наших сотрудников нет на столе десктоп-компьютера. Фирма обеспечивает всех ноутбуками, финансовый эффект от использования которых существенно выше за счет того, что человек может работать с ним где угодно. А большинство сотрудников так или иначе перемещаются – едут к клиентам, к партнерам, в другие офисы и т. д. Скажем, пока человек летит три или четыре часа в самолете, он может работать, и стоимость его рабочего времени несоизмерима с разницей в стоимости между десктопом и ноутбуком. Мне странно слышать, когда руководитель компании говорит об экономии каких-нибудь 200 долл. на приобретении современного компьютера и рассчитывает, что это поможет его бизнесу. Это не так, потому что даже в России рабочее время становится все дороже и гораздо выгоднее предоставить человеку возможность работать, где бы он ни был. – А как же рабочее место сотрудника? Оно будет простаивать? В наше время совершенно необязательно иметь постоянное рабочее место. Скажем, я еду по делам в Лондон или какой-то другой город и прихожу там в офис нашей фирмы. Во всех наших зданиях установлены структурированные кабельные системы и все объединено в единую корпоративную сеть. Приезжая в любой наш офис, я подключаю ноутбук к корпоративной сети и могу работать. Я получаю доступ к электронной почте, ко всем файловым серверам, веб-приложениям нашей компании. Кроме того, на каждом столе стоит IP-телефон – я ввожу свой идентификатор, свой пароль, и этот телефонный аппарат становится моим собственным: теперь мой добавочный номер, голосовая с этим аппаратом. Когда мне позвонят и наберут мой добавочный, аппарат на моем столе зазвонит независимо от того, где он находится – в Москве или Амстердаме. Все звонки поступят ко мне, причем пройдут по нашей внутренней корпоративной сети и, таким образом, ничего не будут стоить. – А как обстоит дело с разграничением доступа? И откуда вы знаете, какую комнату в офисе можно занять? Разграничение доступа, естественно, существует независимо от моего местонахождения. У сотрудников нашей компании есть пропуска-бейджи, которые действительны во всем мире. Приезжая в другой город, я прохожу с этим пропуском в наши здания, информация считывается на входе, а допуск у меня есть лишь в те помещения, посещать которые я имею право. То же самое относится и к информации на внутрикорпоративном веб-сайте. Что касается помещений, то они бронируются опять-таки с использованием нашего веб-сайта. Скажем, я собираюсь в командировку в Париж. Захожу на наш веб-сайт, сообщаю, что мне нужно место в таком-то городе, в таком-то здании, в такое-то время. Компьютер показывает карту здания и доступные на заданный момент рабочие столы. Выбираю место, указываю, на какое время оно мне нужно, нажимаю клавишу ввода и все: когда я приеду, там будет все для меня готово и на телефонный аппарат, уже автоматически перепрограммированный, начнут поступать звонки с моим добавочным номером. – Расскажите поподробнее о работе вне офиса. Как она организуется? Для нас возможность такой работы имеет решающее значение, потому что сотрудники компании много перемещаются и при этом на каждого ложится большая нагрузка. Справляться с ней помогают разнообразные веб-инструменты. Мы стараемся все, что имеет отношение к нашему бизнесу, поместить на внутренний веб-сайт: отчеты о командировочных расходах, телефонные справочники, материалы о работе с заказами – все находится на сайте. У нас нет бумажного документооборота. Это принципиально, потому что обычный офис и нужен как раз для того, чтобы там хранить разные бумаги, папки с входящими и исходящими и с ними работать. Наши сотрудники пользуются для этого электронной почтой, голосовой почтой и веб-приложениями, что позволяет им быть доступными и участвовать в общей деятельности, где бы они ни были. – Но ведь не во всех же городах есть представительства вашей компании? Конечно. Но почти в каждом городе есть доступ в нашу внутреннюю корпоративную сеть через одного из международных провайдеров. Приезжая в гостиницу, я подключаю ноутбук к телефонной розетке, в соответствующей программе выбираю из списка нужный город и дозваниваюсь до местного Интернет-провайдера. Через него я включаюсь в нашу корпоративную сеть. – А как при этом обеспечивается защита данных? Во-первых, при работе через Интернет вся информация шифруется. Во-вторых, есть специальная система генерации нового пароля для каждого сеанса подключения к корпоративной сети. Даже если злоумышленник завладеет ме сможет. Однако вернемся к подключению в сеть. Сегодня широко распространились так называемые VPN (виртуальные частные сети) и беспроводной доступ в публичных местах. Многие гостиницы предлагают как одну из услуг высокоскоростной доступ в Интернет через локальную сеть Ethernet. В номере есть Ethernet-розетка, я подключаю компьютер и через внутреннюю сеть гостиницы выхожу в публичный Интернет. После этого запускаю на ноутбуке программу «VPN-клиент», которая обеспечивает шифрование канала между ноутбуком и корпоративной сетью, и так называемый Soft Phone – приложение для работы с нашей телефонной системой. Используя обыкновенный компьютерный динамик и микрофон, я могу теперь в гостинице чувствовать себя, как в офисе. Все телефонные звонки станут поступать ко мне через нашу корпоративную IP-сеть, и я буду доступен в онлайне не только по почте, но и по телефону. Технология пошла дальше, и сейчас многие аэропорты и даже рестораны устанавливают беспроводные системы доступа в Интернет. Имея соответствующую карту в ноутбуке, я могу включить компьютер в аэропорту, подключиться к местной беспроводной сети, сообщить номер своей кредитной карты и получить высокоскоростной доступ в Интернет. Опять же запускаю «VPN-клиента» – образуется безопасный канал до корпоративной сети, и можно работать. Здесь и телефон, и компьютерные приложения, и электронная почта, и все что угодно. – Вы ждете рейса в аэропорту и в то же время как будто находитесь в офисе? Именно так. И если посчитать, то в компании, где сотрудники регулярно путешествуют, инвестиции в организацию «мобильного офиса» оправдываются почти моментально. Расскажу еще об одной технологии, которую мы теперь применяем: это так называемые системы Unified Messaging, когда в одном почтовом ящике хранятся и сообщения электронной почты, и сообщения голосовой почты, и факсы. Представим себе, что мне нужно срочно отправиться в командировку, а я не успел ответить на несколько сообщений электронной и голосовой почты. Включаюсь в сеть и все это перекачивается в мой ноутбук. Я сажусь в самолет и могу уже спокойно, не торопясь, посмотреть и послушать, кто мне что прислал. Тут же могу ответить на письма, наговорить голосовые сообщения, переслать их кому-то. Прилетаю на место, приезжаю в офис, подключаюсь к сети – раз, и все ушло куда надо. Значит, время в поездке не потеряно. И это действительно реальное конкурентное преимущество, которое получает компания. Использование «мобильного офиса» позволяет компании только на офисном помещении сэкономить огромные деньги: не нужно строить огромные офисы, для того чтобы у каждого человека было свое рабочее место. Миллионы долларов в год можно сберечь лишь за счет того, что людям не обязательно присутствовать каждый день в офисе и занимать рабочее место. Плюс повышение эффективности сотрудников за счет того, что они не тратят впустую время, когда ездят в командировки, сидят в гостинице и т. д. – А откуда появилась сама концепция «мобиобласти была компания Nokia, которая, пожалуй, раньше всех поняла, что офис должен стать местом, где люди общаются, а не сидят в кабинетах с бумажками. Они сделали в своих офисах множество ни за кем не закрепленных помещений, так называемых meeting areas – комнат для переговоров, создали пространства для встреч, для бесед, куда люди приходят, чтобы обменяться мнениями о совместной работе. И это, по-моему, общая тенденция. Скажем, то же самое в нашем европейском офисе: достаточно много очень больших площадей, где люди могут встречаться и общаться. У каждого есть какой-то стол, но эти столы полностью взаимозаменяемы: я могу сегодня работать здесь, завтра там. Более того, у многих сотрудников просто нет своего рабочего места. В Европе этот процесс идет очень активно. В России, к сожалению, пока еще мешает обилие бумаг и наш менталитет: для нас свое «гнездышко» на службе – это признак какой-то стабильности: вот твой стол, твой стул, ты хозяин кусочка пространства... Но я бы предпочел чаще сидеть дома, нежели ходить в офис, мне это удобнее. – Говорят, что работать дома может не каждый, тут нужна самодисциплина. Возможно. Но для реализации таких идей важна еще и концепция корпоративной культуры – что компания требует от человека. В России часто записывают в трудовом договоре, что сотрудник должен быть на работе, скажем, с девяти до шести. В ряде случаев это оправданно (для магазина или банка, где необходимо обслуживать клиентов), но нередко у сотрудников обязанности более творческие и по сути у них другая задача: достигать результатов за определенный срок. Например, менеджер по продажам должен обеспечить объем продаж на такую-то сумму. И если он с этим справляется, то неважно, будет ли он в офисе, дома, где угодно, главное, чтобы он время от времени приходил на корпоративные встречи, общался с руководством. Если человек в состоянии руководить самим собой и выполнять стоящие перед ним задачи, то очень важно, чтобы он чувствовал какую-то внутреннюю свободу, понимал, что от него хотят не просто тупого соблюдения формальных правил, а выполнения конкретных задач, которые ставит перед ним организация. И это очень стимулирует сотрудника. – Каковы ваши ощущения от работы с «мобильным офисом»? Это действительно удобно, это очень повышает мою эффективность и делает жизнь более приятной, что в конце концов отражается на эффективности работы компании. У меня дома DSL-подключение, высокоскоростной доступ в Интернет, и я могу там работать точно так же, как если бы я сидел в офисе. При этом работать тогда, когда мне удобно. По некоторым исследованиям, возможность работать дома в среднем дает каждому сотруднику компании два-три дополнительных рабочих часа в неделю. А при стандартной рабочей неделе в сорок часов это 5–6% дополнительной производительности труда, что в принципе немало. – Имеется ли на нашем рынке техническое и программное обеспечение, необходимое для внедрения «мобильных офисов»? Единственная проблема – нИнтернета в России, а с точки зрения техники уже все готово. На рынке представлены ноутбуки всех моделей, от самых недорогих до хай-энда. Есть крупнейшие операторы, такие как Транстелеком, Ростелеком, Global One и др., которые предоставляют доступ к своей сети практически по всей территории России и мира. Существует система беспроводного доступа, технология подачи высокоскоростного Интернета в дома – тот же xDSL, всякие оптические системы и так далее. Мне кажется, продвижению концепции в основном мешает наш менталитет: многие руководители все еще считают, что ценность сотрудника в том, что он присутствует на своем рабочем месте. Наверное, это связано с тем, что рабочая сила у нас все еще довольно дешевая. Как только начальник поймет, что его сотрудник стоит не сто, а три тысячи долларов и каждая минута его простоя – это потерянные деньги, он попытается как можно лучше использовать этого дорогого сотрудника. А с точки зрения техники все готово – можно внедрять. – Начиная с какого уровня развития компании становится выгоден «мобильный офис»? Дело не в размере компании, а в том, чем она занимается. Если бизнес организован на современном уровне, сотрудники много ездят в командировки и получают высокую зарплату (к примеру, в юридических или консалтинговых компаниях), то «мобильный офис» внедрять выгодно. Если же компания обходится бумажным документооборотом, то большинству ее сотрудников это не нужно. И все-таки любая крупная компания должна внедрять этот подход хотя бы для руководящего состава и высокооплачиваемых специалистов, чтобы дать им возможность быть наиболее эффективными. В конце концов, все зависит от того, какую добавочную стоимость может принести человек организации. А максимальная эффективность сотрудников компании – это именно то, чего от нее ждут акционеры. – Каков объем первичных инвестиций в организацию «мобильного офиса»? Никаких экстраординарных расходов не требуется. У большинства компаний уже есть доступ в Интернет, нормальная кабельная сеть, компьютеры, у некоторых сотрудников – ноутбуки. Остается установить дополнительные программные продукты, чтобы обеспечить работу виртуальной частной сети и изолировать ее от сети публичной, а также внедрить систему мобильной телефонии, в первую очередь IP. Но необходима серверная платформа, а еще лучше веб-портал, чтобы с любого компьютера с веб-браузером иметь доступ к этим приложениям. Вот сюда потребуются инвестиции, но они быстро окупятся. – Как бы вы оценили ближайшие перспективы «мобильного офиса» в России? Думаю, что для его распространения понадобится год–два. Может быть, «мобилизация» офиса будет вначале какой-то точечной – просто в силу того, что четко налаженный бумажный документооборот крупных организаций очень трудно переделать. Однако ведущим сотрудникам крупных и даже средних компаний важно всегда иметь доступ к своей электронной и голосовой почте, к внутренним корпоративным порталам, и поэтому, мне кажется, точечные остро Беседу провел Юрий Курочкин Главная страница / Архитектура отрасли |