|
|
  |
Главная страница / Архитектура отрасли Электронный архив как ядро информационно-коммуникационной системы предприятияМесто и роль электронного архива Современные электронные архивы содержат не только образы бумажных документов и электронные документы. Архивируются самые разные документы и данные (например, корпоративная электронная почта). Во многих странах наличие архива электронной почты уже стало законодательным требованием, предусматривается хранение почтовых сообщений от 7 до 26 лет. Несоблюдение этих условий грозит организациям выплатой огромных штрафов и даже уголовным преследованием. Архивы оцифрованных записей телефонных переговоров понадобятся операторам, предоставляющим услуги телефонной связи: в Евросоюзе уже приняты соответствующие нормативные документы. Они необходимы структурам, обеспечивающим правопорядок и устранение последствий чрезвычайных ситуаций, а также call-центрам, крупным банкам и компаниям, имеющим разветвленную клиентскую сеть. Реализация ФЦП «Электронная Россия» стала движущим фактором внедрения в РФ систем электронного документооборота, в том числе электронных архивов. Сегодня электронный архив предприятия, организации или учреждения становится, по сути, центром управления всеми документами и данными, основой текущего документооборота. Хочу отметить, что некоторые IT-специалисты не видят особой разницы между электронным документооборотом и электронным архивом. Большинство считает, что ЭА является подсистемой СЭД. При кажущейся логичности такого подхода он некорректен, поскольку не дает адекватной оценки роли ЭА в информационной инфраструктуре организации. Современный электронный архив может и должен являться объединяющей основой, ядром всех внедренных систем, включая и СЭД. Есть существенная разница между традиционным и электронным архивами. Бумажный архив находится вне рамок любых производственно-хозяйственных процессов, аккумулируя только их документы. Электронный архив является естественным хранилищем документов не только для СЭД, но и для других систем административного управления: CRM, ERP, специализированных систем автоматизации проектирования и управления производственными процессами и т. д. Традиционная концепция жизненного цикла документа предполагает, что он помещается в архив на его финальной стадии. Именно такой взгляд отражает определение документооборота в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Документооборот трактуется как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». Другими словами, пока документы «движутся» – это документооборот, как только движение прекратилось – это уже архив. По мнению многих экспертов, такой подход был механически перенесен из бумажного документооборота в электронный: документы передаются из системы делопроизводства в электронный архив после завершения их исполнения или отправления. На самом деле электронный документ помещается в электронный архив (регистрируется в системе) на начальной стадии жизненне документы в СЭД и других системах). Именно поэтому электронный архив и является естественным хранилищем документов и де-факто становится ядром всей информационной системы организации или предприятия. Электронный архив – это актуальная, активная составляющая всех бизнес-процессов организации. Создание и наполнение электронного архива Наполнение электронного архива осуществляется за счет комплектования электронными документами из СЭД, поступлений электронных образов входящих бумажных документов и ввода электронных образов документов традиционного бумажного архива, полученных в результате так называемой ретроспективной конверсии. Сложность ввода собственных бумажных документов остается одной из серьезных проблем. Количество документов в архиве предприятия может измеряться миллионами. Опыт работы корпорации «Электронный Архив» в различных отраслях показывает, что эффективность использования ценнейшей информации, находящейся в архивах предприятий, не соответствует возможностям современных информационных технологий. Результатом перевода в электронный вид всей имеющейся на предприятии организационно-распорядительной, финансовой, технической и технологической документации различной сложности и качества являются массивы образов документов, т. е. их точные электронные копии со всеми артефактами (подписями, печатями, штампами, рукописными заметками и т. д.). Очевидно, что доступность и оперативность обработки архивной информации в электронном виде приобретают новое качество, экономя время и средства, а также помогая избежать серьезных ошибок и потерь. Во-первых, электронный архив принципиально решает проблему оперативного доступа к документам: вся информация четко структурирована, и время поиска документов составляет минуты. Во-вторых, электронные документы могут храниться практически вечно. Система электронного архива позволяет решить очень важную для бумажного архива проблему целостности документации и упрощает защиту данных от несанкционированного доступа. В-третьих, электронный архив предоставляет возможность нескольким сотрудникам работать с одними и теми же документами одновременно, быстро создавать по определенному признаку подборку документов для анализа и при необходимости распечатывать их. И наконец, с точки зрения крупных компаний, еще одно важное преимущество электронного архива – возможность предоставления удаленного доступа к документам сотрудникам филиалов. Существуют разные подходы к формированию электронных архивов в целом и «оцифровке» бумажных документов в частности. Например, при сканировании документов силами сторонней организации сокращаются затраты времени (как минимум в 2 раза) и финансовые затраты (оплата персонала, закупка техники, средства на обучение, выделение или аренда рабочих помещений и т. д. – в 1,5 раза), что особенно важно для бюджетной структуры. Кроме того, снимается проблема последующего использования оборудования массового ввода. Именно поэтому передача проекта пннему исполнителю имеет весомые преимущества. Корпорация «Электронный Архив» специализируется на создании электронных архивов и обладает самым крупным Центром сканирования в Европе. Большой парк сканирующего оборудования (более 70 единиц промышленных сканеров различных типов) позволяет подбирать оптимальный режим сканирования под конкретный проект, гарантируя стабильно высокий результат как для чертежей и схем формата А0, так и для небольших документов картотеки. Оборудование и программное обеспечение Для создания электронных архивов предприятий корпорация предлагает широкий ряд продуктов и решений, в частности: - архивные накопители большой емкости, выпускаемые под собственной торговой маркой ЭЛАР НСМ; - современные профессиональные высокоскоростные документные и универсальные книжные сканеры ЭЛАР СКАМАКС и ЭЛАР ПланСкан; - широкий спектр устройств ведущих мировых разработчиков аналогичного оборудования. Каждому проекту или поставке оборудования предшествует экспертиза архивов и документных потоков предприятия. Это позволяет исключить непроизводительные затраты за счет правильного выбора стратегии автоматизации и создания электронного архива. Важной особенностью является возможность поддержки в системе смешанного документооборота (бумажно-электронного) и обеспечение процессов перехода от бумажного к электронному документообороту через работу с электронными образами бумажных документов. Система управления электронным архивом обеспечивает интеграцию с рабочими приложениями уже используемых или внедряемых систем, в том числе: – систем управления предприятием; – систем управления документооборотом; – офисных приложений; – инженерной и конструкторской графики и др. В заключение отметим, что специализированные системы управления электронными архивами имеют ряд преимуществ по сравнению с подсистемами электронных архивов в составе СЭД, как по функциональности, так и по хранимым данным и документам. ПРАКТИКА СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА Эксперты отмечают, что эффективность внедрения систем электронного документооборота (СЭД), по крайней мере на ранних этапах, невелика. В большинстве СЭД результатом автоматизации является прежде всего электронная картотека – как справочный аппарат, позволяющий оперативно получать информацию о документе, включая его физическое местоположение, состояние и статус. Но где же сам документ? Существуют две наиболее важные причины возникающих проблем. Во-первых, автоматизируется только текущий бумажный документооборот, причем основная роль отводится не самому документу, а записи о нем в виде регистрационной карточки. Во-вторых, сам электронный архив рассматривается как необходимая, но все же подсистема, создание и наполнение которой откладывается до второй или даже третьей очереди внедрения СЭД. Самое неприятное, что подобный подход не позволяет активно использовать «золотой запас» знаний, накопленных за годы сущеже не предлагают решений по переводу накопленных документов в электронный вид. Практика показывает: пока СЭД не наполнена документами – с ней не будут работать, она остается неэффективной. В последние годы обязательным условием стала возможность интеграции офисных приложений с СЭД, кроме того, у пользователей появилась возможность присоединять к карточкам электронные образы документов в виде файлов графических форматов. Однако ориентация на текущий бумажный документооборот по-прежнему доминирует, исключая возможность перехода на полноценную электронную форму работы с документами даже в отдаленной перспективе. Решение этой проблемы существует и давно применяется на практике – создание единой информационной среды, в которой объединяющей основой внедренных информационных систем, включая СЭД, является электронный архив. Главная страница / Архитектура отрасли |