Нефть и песок О стали Компрессор - подбор и ошибки Из истории стандартизации резьб Соперник ксерокса - гектограф Новые технологии производства стали Экспорт проволоки из России Прогрессивная технологическая оснастка Цитадель сварки с полувековой историей Упрочнение пружин Способы обогрева Назначение, структура, характеристики анализаторов Промышленные пылесосы Штампованные гайки из пружинной стали Консервация САУ Стандарты и качество Технология производства Водород Выбор материала для крепежных деталей Токарный резец в миниатюре Производство проволоки Адгезия резины к металлокорду Электролитическое фосфатирование проволоки Восстановление корпусных деталей двигателей Новая бескислотная технология производства проката Синие кристаллы Автоклав Нормирование шумов связи Газосварочный аппарат для тугоплавких припоев
Главная страница / Архитектура отрасли

Документооборот в Зеленограде

Десятый административный округ Москвы - город Зеленоград - жители любовно называют городом-"микросхемой", потому что это центр российской электронной промышленности. Помимо того, что город по сию пору не утратил производственных мощностей и научного потенциала, он стал и первопроходцем в области комплексной автоматизации административно-хозяйственной деятельности структур градоуправления. Анна Коробова, начальник отдела информационно-технологического развития префектуры ЗелАО, рассказывает об интересном опыте внедрения системы электронного документооборота.

- Анна Николаевна, расскажите, когда был начат проект по автоматизации документооборота, кто выступил его инициатором?

Проект был начат в конце 2002 г., инициатором его выступила префектура Зеленограда. Мы решили заменить прежнюю систему на основе программного продукта "Садко" более современной. В тендере участвовало семь фирм, а выиграл его НТЦ ИРМ, предложивший нам "Электронную канцелярию "Золушка""-DIS:сlass, которая поддерживает платформу IBM Lotus Notes. На окончательный выбор повлияли сразу несколько факторов: цена, качество и интеграция. Дело в том, что в паспортных столах Зеленограда везде использовались решения на платформе Lotus.

– Как был организован процесс внедрения?

Сначала мы адаптировали программный продукт под нужды префектуры. Это связано с тем, что пользователи привыкли к определенному интерфейсу, формам регистрационных карточек, контрольных талонов. Кроме того, существуют определенные требования к функционалу, отчетности, которую мы предоставляем в мэрию Москвы, префекту, и др. Совместно с аналитиками НТЦ ИРМ мы проанализировали все схемы делопроизводства и формализовали их с помощью диаграмм IDEF0, например, формирование распоряжений префекта, обработка корреспонденции от жителей и т. д. Это был первый этап. На втором промежуточном этапе постепенного перехода к технологии «безбумажного» документооборота параллельно существует и электронный документооборот, и бумажный. Здесь не затрагиваются высшие лица (префект и его заместители), электронный документооборот реализован в канцелярии, у секретарей, начальников отделов и специалистов. То есть первые лица получают только бумажные носители, а резолюции префекта, заместителей префекта в систему переносят секретари. Разрабатывается также система контроля прохождения электронных документов.

На последнем этапе к системе подключаются рабочие места префекта и заместителей. Для них разработаны простые экранные формы, где предусмотрены функции подписания, отклонения или внесения корректив в документы. На данный момент автоматизированы 80 рабочих мест в префектуре и по три – в каждой из районных управ.

– Какова технология ввода документов в систему?

Для ввода в систему бумажных документов мы используем в канцелярии и службе «одного окна», где особенно большой объем документов, технологию поточного ввода. Вехнология: на входящий документ наклеивается штрих-код и заводится регистрационная карточка, куда с помощью ручки-сканера переносится соответствующий штрих-код. Потом пачка документов отправляется в поточный сканер, производительностью 20 листов в минуту. Для распознавания текста используется программный продукт AIDIS, разработанный компанией ABBYY и интегрированный НТЦ ИРМ в DIS:class. В системе есть функция линкования – документы автоматически прикрепляются к регистрационным карточкам по штрих-кодам. В дальнейшем мы будем печатать регистрационные карточки сразу со штрих-кодами.

– Расскажите подробнее о службе «одного окна».

Принцип «одного окна» – это реализация проекта правительства Москвы, суть которого состоит в упрощении процедуры выдачи различных документов гражданам. Заявитель приносит документы, которые касаются его лично (например, паспорт) в службу «одного окна», пишет заявление, а дальнейшим согласованием занимаются специалисты этой службы. Это существенно экономит время для заявителя, снижает вероятность злоупотребления со стороны должностных лиц. Электронный документооборот необходим при такой организации делопроизводства для ускорения процессов подготовки конечного документа, снижения расходов на ксерокопирование при параллельной рассылке документов в разные ведомства. В вестибюле нашей префектуры стоит терминал с сенсорным экраном, который действует и как справочная, знакомящая жителей с функциями службы «одного окна», и как информаторий, содержащий перечень необходимых документов. С этого терминала можно самостоятельно распечатать форму заявления на получение необходимого документа, заполнить его и передать специалистам службы «одного окна».

– Вы сказали, что для вас важен вопрос интеграции. С чем будет интегрироваться ваша система документооборота?

Электронный документооборот (полностью «Единая автоматизированная система документационного обеспечения управления») уже сейчас интегрируется с рядом информационных систем и ресурсов. В прошлом году, например, мы интегрировали его с геоинформационной системой «Зеленоград» (ГИС). ГИС работает по принципу светофора: существует функция маркирования цветом районов города по заданному параметру. Если где-то превышены какие-либо показатели, критические значения для которых установлены нормативами, появляется цветовой сигнал. Объект анализа можно детализировать вплоть до отдельного дома. Теперь можно посмотреть по карте, какие обращения приходили в префектуру и из какого района, что очень удобно для принятия решений. Сейчас мы занимаемся интеграцией обеих систем с сайтом http://zelao.ru, который, по сути, становится порталом.

Кроме того, у нас построена уникальная система диспетчеризации объектов коммунального хозяйства, которая в скором времени в рамках городской целевой программы «Электронная Москва» будет тиражироваться в другие районы города. В целом при реализации IТ-проектов мы руководствуемся моделью информационной системы управлениеляем четыре ключевых звена: базы данных кадастра, населения, объектов недвижимости и юридических лиц. В перспективе все они должны быть интегрированы в единую систему и реализовать возможность комплексного анализа ситуации в округе.

– В ваши амбициозные планы входит полный перевод документооборота в электронный вид. А как обстоит дело с признанием юридической силы электронного документа?

Принятый довольно давно Закон об электронной цифровой подписи (ЭЦП) должен нам помочь, хотя одно время действительно существовала проблема с его реализацией, поскольку не было подзаконных актов, разъясняющих его. Сейчас в Москве и Санкт-Петербурге уже работают удостоверяющие центры, которые сертифицированы на выдачу ЭЦП. Мы заключили договор на 60 ЭЦП, и, насколько нам известно, еще несколько префектур заключили подобные договоры.

– Как вы обучали пользователей? Как сотрудники префектуры восприняли нововведения?

Большинство сотрудников были обучены в 2002 г. на базе территориального агентства поддержки предпринимательства. Но сейчас мы приняли решение проводить обучение на рабочих местах, что гораздо эффективнее. Например, внедряется электронный документооборот по письмам граждан: наш сотрудник сидит на своем рабочем месте, рядом с ним располагается специалист из НТЦ ИРМ и объясняет все на реальных документах. Таким образом, у нас обучаются секретари, начальники управлений и отделов. Акцент делается на то, чтобы система электронного документооборота воспринималась не как игрушка или дорогостоящий изыск, а как инструмент, реально помогающий в осуществлении каждодневных обязанностей, значительно облегчающий рутинную работу.

– Давайте кратко резюмируем, что вам дало внедрение системы электронного документооборота?

У нас появилась возможность осуществлять многомерный анализ по различным срезам данных. Кроме того, внедрение такой системы – хороший инструмент для анализа и структурирования процессов. Мы также накапливаем и упорядочиваем электронную базу знаний, что, с точки зрения поддержки принятия управленческих решений, главное.

– Спасибо за беседу. Желаем вам успеха.



Главная страница / Архитектура отрасли