|
|
  |
Главная страница / Архитектура отрасли НОВАЯ ПЕСНЯ О СТАРОМПоследовательность действий по выбору системы. Выдержки из опыта Мы продолжаем публиковать материалы, суммирующие на данный момент опыт внедрения ERP–систем на российском рынке. Подготовительный этап — самая трудная и ответственная стадия процесса внедрения, и миновать его невозможно, по крайней мере без потерь, последствия которых будут еще долго сказываться на работе предприятия. Надеемся, что данная статья послужит надежным ориентиром в нелегкой процедуре выбора ERP–системы. Общее представление о ERP-системах На мировом рынке сейчас предлагается свыше 500 систем класса MRP II и ERP. Рынок бурно растет: каждый год — на 35—40%. В настоящее время в России присутствуют около десятка западных систем и три-четыре отечественные разработки. Для того чтобы читатели смогли сориентироваться в многообразии предлагаемых решений и определить оптимальную для своего предприятия систему, мы предлагаем воспользоваться следующей таблицей. Обращаем ваше внимание на графу «Функциональность». По определению Gartner Group (компания, занимающаяся исследованиями рынка), основными критериями принадлежности систем управления к классу ERP являются ее функциональные возможности, обеспечивающие автоматизацию различных бизнес-процессов, и интеграция этих возможностей в единой информационной системе. Отечественного потребителя последнее время пугали системами ERP-класса с их якобы избыточной функциональностью и дороговизной, апеллируя к самым заметным представителям этого класса — продуктам SAP, Baan и Oracle. Но некоторые из потребителей, отвечавшие на вопросы нашего «круглого стола» (см. «Connect!» №7, 2002), внедряли SAP R/3 именно с учетом полной/избыточной функциональности (например, СУАЛ-холдинг, чья корпоративная структура требовала именно такой интегрированной системы). Однако у нас в стране не так много компаний, которые можно причислить к холдингам, и соответственно системы уровня SAP R/3 подходят далеко не всем. В таблице приведены решения, подходящие также для среднего и малого бизнеса. Любая из систем — лишь механизм для повышения эффективности управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе своевременной и достоверной информации, выдаваемой компьютером. Высокие требования лишними не бывают Определение цели, постановка задач для ее решения — основной этап подготовки к внедрению ERP-системы. Проведение такой работы заканчивается составлением документа «Требования к компьютерной системе» (Request for Proposal — Запрос на предложение, в дальнейшем — ЗнП). Этот документ предназначен прежде всего для самого предприятия, поскольку в нем в соответствии с приоритетами описаны все характеристики новой системы. Он дает объективные критерии для сравнения систем по заранее определенным параметрам. Как ни странно, подобная процедура практикуется российскими предприятиями чрезвычайно редко. Более того, некоторые консалтние такого документа излишним. Однако если совершать все шаги выбора системы по правилам, документ, в котором описываются требования к системе с предложением к потенциальному поставщику о составлении коммерческого предложения, совершенно необходим. Предприятие выбирает систему, как правило, не на один год, поэтому не стоит игнорировать любые действия, которые помогут сделать выбор осознанно. Составление подобного документа заставит будущих пользователей системы еще раз обдумать, что же они на самом деле хотят получить. Если группа выбора не может сразу составить список необходимых функций, можно воспользоваться литературой по описанию основных функций стандартной системы MRP II. Помощь консультантов в данном случае также может оказаться полезной. Консалтинговые фирмы «большой пятерки» за свою многолетнюю практику составили довольно внушительные списки требований к модулям ERP-систем, которые после соответствующего редактирования под требования конкретного предприятия могут быть использованы для выбора системы. Функциональность — «должно быть» и «хорошо бы» Формат документа ЗнП может быть произвольным. Основное требование — в нем должна быть перечислена вся предполагаемая функциональность. При составлении документа необходимо классифицировать функции системы, которые должны быть и которые желательны. К сожалению, многие предприятия в России, выбирая систему (с помощью консультантов или без), часто совершают ошибки, выбирая системы под впечатлением красиво продемонстрированных желательных функций и не замечая за фейерверком красивых экранов, что функции, которые должны быть, либо слабы, либо вообще отсутствуют. Подобные ошибки обходятся очень дорого, так как предприятию придется или отказаться от системы, или потратить значительные средства на доработку необходимой функциональности. Селекция по этапам Определите и утвердите методологию выбора и принятия решения заранее: тогда в конце процесса, если группа выбора разделилась на два враждующих лагеря, легче будет принять решение. Более того, заранее разработанные критерии выбора системы (например, определение весовых коэффициентов отдельных пунктов ЗнП) помогут группе внедрения и руководству обратить внимание на относительную важность определенных модулей ERP-системы в ходе выбора (скажем, «вес», который должны иметь функции модуля). Один из способов определения «веса» модулей — расчет рабочего времени и количества пользователей, которые будут с ними работать. Например, крупные машиностроительные предприятия могут иметь одного-двух человек, занимающихся вводом информации по заказам клиентов, тогда как в пищевой промышленности функции ввода заказов клиентов могут выполнять 10—20 человек. Значение одного и того же модуля на этих предприятиях будет различаться пропорционально количеству действий по вводу в систему информации по заказам клиентов. Первый этап. Определение потенциальныхОтбор поставщиков и определение кандидатов Большинство предприятий не имеет достаточно времени для тщательного анализа всех возможных продуктов, претендующих на роль систем, осуществляющих Планирование и Управление ресурсами предприятия (т.е. ERP). Важно, чтобы были рассмотрены по крайней мере основные системы, которые потенциально могли бы удовлетворить требования предприятия. Приведенные в таблице системы имеют наиболее развитую функциональность, а также модуль планирования производства и оперативного управления им. Предварительный обзор (перед рассылкой ЗнП) может значительно сократить список потенциальных поставщиков, возможно более чем на 50%. При проведении такого обзора могут рассматриваться критерии финансовой стабильности и роста компании, количество персонала, количество клиентов и внедрений (за рубежом и в России), стабильность компании (слияние или приобретение компаний, как правило, скорее отрицательный показатель). Кроме того, учитывая информацию из независимых1 источников, необходимо выяснить рейтинг ERP-системы, ее возраст, предлагаемые функции, ориентировочную стоимость самой системы и внедрения, кто и как обеспечивает внедрение и поддержку, перспективы развития и т. п. (см. «Connect! Мир связи» № 7, 2002). Подготовка описания предприятия Для того чтобы определить перспективность участия в «гонке за клиента» и заполнения ЗнП, потенциальному поставщику системы необходимо иметь информацию о вашем предприятии, вам нужно предоставить сведения об объемах выпускаемой продукции, численности персонала, количестве складов и цехов и т. п. плюс описание процессов планирования и управления деятельностью предприятия. Только на основе этой информации потенциальный поставщик определит, удовлетворяет ли его система требованиям предприятия по размеру, набору основных модулей и т. д. Предоставив такие данные, предприятие может потребовать подписания соглашения о конфиденциальности. Второй этап. Отсеивание кандидатов При тщательной проработке критериев отбора прохождение этого этапа не должно вызвать особых затруднений. Однако при наличии большого объема требований, изложенных в ЗнП, он может занять значительное время. В любом случае на данном этапе произойдет значительный отсев кандидатов, что объясняется следующими причинами: много функций «должно быть» отсутствуют или слабо выражены; система слишком мала и проста или, наоборот, большая, сложная и дорогая; нет удачных внедрений или их очень мало; отсутствуют требуемые модули; состояние компании-поставщика нестабильно; другие причины. Как быть с недостающей функциональностью «должно быть»? Для оставшихся после начального отбора систем необходимо определить возможность реализации и стоимость всех функций «должно быть». Если они выражены слабо или отсутствуют, необходимо оценить возможность и стоимость их доработки или закупки какой-либо дополнительной прогртна» и согласовать с поставщиком системы стоимость их устранения. Однако зачастую предприятие вынуждено затрачивать дополнительные средства, либо изучая систему для определения потенциальной возможности процедурных решений, либо заказывая у поставщика услуги по выявлению возможной специфики. Третий этап. Представление систем. Презентация Требования к сценарию презентации (пример) Указание целей презентации Сценарий: 20 мин — представление компании; 30 мин — общее описание функциональности модулей и дополнительных продуктов; демонстрация по сценарию, т. е. функциональности системы с объяснением методологии и показом реальной системы. Как правило, демонстрируются операции в системе; демонстрация способов извлечения и анализа информации в системе. Сценарий презентации пишите сами Как правило, потенциальные поставщики демонстрируют то, что лучше всего отражает сильные стороны их системы и помогает скрыть слабые. Поэтому рекомендуем после внимательного изучения ответов на ЗнП составить описание наиболее важных (учитывая цели предприятия) бизнес-процессов и список всех областей, где система, по вашему мнению, может быть сильна или слаба. Это поможет вам разработать сценарий презентации, по которому и будут выступать потенциальные кандидаты. Очень важно помнить, что презентация системы и визит на предприятие консультантов потенциального поставщика могут оказать значительное эмоциональное и необъективное воздействие на группу выбора. Потенциальные пользователи системы (особенно неопытные) могут быть буквально «сметены» яркими демороликами с представлением красивых экранов, перескакиванием между функциями с помощью мыши, ослепляющими и завораживающими картинками функций, относительно не важных для предприятия. В худшем случае это может быть демонстрация не до конца разработанной системы или системы-конструктора, где за эффектными трюками по конфигурации любых экранов для любых пользователей можно и не заметить полного отсутствия функциональности «должно быть». В данном процессе значительную помощь может оказать руководитель группы выбора (если он имеет соответствующий опыт) либо консультант (в этой ситуации его помощь вполне оправданна). Именно они смогут задать правильные вопросы в нужное время, перепроверяя детали и напоминая группе выбора о необходимости обращать внимание на базовые функции ERP-системы и оценивать остальные функции прежде всего с точки зрения финансовой отдачи для предприятия. Четвертый этап. Заключительный выбор: и пусть победит лучший! После демонстрации группа выбора определяет, кто вышел в финал. Если лидер один, то с ним могут быть начаты переговоры об условиях поставки системы и услуг по внедрению (при необходимости). Если финалистов несколько — выберите двух, максимум трех для финального отбора. Оценка стоимости проекта Полная стоимость проекта — безуслобы ведения переговоров и снижения цены системы, хотя их немало. Мы только рекомендуем предприятиям никогда не экономить на качестве, поскольку чаще всего стоимость внедрения (прежде всего это относится к стоимости услуг по внедрению) может быть уменьшена только за счет сокращения участия в проекте консультантов поставщика и/или третьей фирмы. Без ущерба для качества проекта эта стоимость может быть снижена лишь благодаря более активному участию в проекте группы выбора (будущая группа внедрения), что не всегда возможно. Помните сказку о скорняке и мужике, предлагавшем первому сделать одну, две, три и более шапок из одной кроличьей шкурки? Конечно, можно сделать столько, сколько просит заказчик, но можно ли их будет потом носить? Приведем некоторые цифры. Проект с использованием системы типа SAP R/3 не может обойтись дешевле 500 тыс. долларов, а чаще всего стоит несколько миллионов. По сути, эти системы оптимальны для бизнесов не менее масштабных, чем бизнес самих разработчиков. Такие системы, как уже упоминалось, подходят для крупных холдинговых структур. Для компаний среднего масштаба или имеющих не слишком диверсифицированный бизнес, потребуются другие системы ERP. О них до недавнего времени потребители либо не слышали, либо не совсем понимали, на кого они рассчитаны. А речь идет о западных продуктах для самого массового сегмента рынка — среднего и малого бизнеса, т. е. для компаний с годовым оборотом от 5 до 10 млн. долларов и количеством работающих от 100 до 1000 человек. Типовая стоимость проекта по внедрению такой системы составляет от 50 до 250 тыс. долларов (для сравнения: у российских ИСУП этот показатель составляет от 50 до 500 тыс. долларов для тиражно-заказных систем и до 10 тыс. — для тиражируемых, «коробочных»). Существующие проекты (проверка ссылок) Параллельно (или после представления коммерческого предложения) должно быть выполнено одно из последних (но от этого не менее важных) действий по выбору системы: посещение компаний, внедряющих и использующих данную систему. При этом необходимо заранее определить, какая информация потребуется и от кого ее можно будет получить. Помните, что не всем работникам предприятия становится легче работать при использовании ERP-системы. Важно другое — достигнуты ли цели, сформулированные «заказчиками» системы. Знакомство с неудачным внедрением системы еще не свидетельствует против последней: ошибки проекта или особенности системы помогут вам самим избежать их. Кроме того, не стоит забывать, что внедрение и использование ERP-систем в России только начинается. И напоследок: просмотрите документацию системы и обратитесь к информации из независимых квалифицированных источников (серьезные консалтинговые фирмы и аналитические компании, например Gartner Group, AMR research и др.). Поговорите с консультантами компании-поставщика, с возможным руководителем проекта (не продавцами). Очень часто именно такие разговоры помогают выяснить квалификацию кадродрения и серьезность отношения к ведущимся проектам. Заключение Сопротивляйтесь искушению сократить процесс выбора системы. Нет ничего страшного в том, что вы потратите на выбор системы 6 месяцев, а потом внедрите ее за 6 или 8. Стоит ли тратить много времени, для того чтобы убедиться в том, что система вам действительно подходит? Чтобы ответить на этот вопрос, рассмотрите последствия неправильного выбора. Если необходимо, надо идти на дополнительные финансовые и временные расходы. Однако верно и обратное: не растягивайте удовольствие бесконечно. Пожалуй, предельно разумным является срок в 6—8 месяцев. Если процесс выбора затягивается — значит, предприятие, скорее всего, не знает, что именно ему необходимо, или не обладает четкими критериями выбора. Хотелось бы надеяться, что изложенная информация поможет предприятиям сделать правильный выбор. Успешного выбора и внедрения! По материалам книги «Точно вовремя «для России» (авторы: Питеркин С., Оладов Н., Исаев Д.), любезно предоставленной фирмой «Фронтстеп СНГ». К публикации подготовила Ольга Белова Редакция журнала «Connect! Мир связи» благодарит за помощь в подготовке статьи Владислава Мартынова, генерального директора московского представительства Microsoft Business Solutions, Максима Шмакова, эксперта по корпоративным информационным системам, Асель Шалахметову, ЗАО «ИКТ-Консалт»; а также все компании, участвовавшие в заполнении таблицы ERP-систем. Главная страница / Архитектура отрасли |