|
|
  |
Главная страница / Архитектура отрасли Электронный документооборотАвтоматизировать - да, но как? Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства. Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам (ДИС), все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке. Организации, решившей серьезно подойти к этому вопросу, выбор придется начать с расстановки точек над «i» в терминологии производителей документоориентированных информационных систем, давно ставшей объектом спекуляции вследствие неопределенности и универсальности таких понятий, как «документооборот», «делопроизводство», «архив» и др. Что бы ни стояло за названием той или иной ДИС, их можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота и системы управления документами. Для достижения адекватности выбора поставленной задаче необходимо коротко охарактеризовать каждую из рассматриваемых ДИС. Заодно проанализируем тенденции развития технологий по управлению документооборотом. От автоматизации делопроизводства к корпоративному информационному порталу Системы автоматизации делопроизводства и архива обеспечивают учет бумажных документов в виде регистрационных картвания, распространения и хранения бумажных документов, в соответствии с принятыми в стране стандартами делопроизводства. Пользователями этих систем являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, службы экспедиции. Системы автоматизации делопроизводства делают бумажные архивы управляемыми и прозрачными, позволяя вовремя освобождаться от потерявшей актуальность документации и экономя тем самым пространство архива, а также упрощают поиск документов по реквизитам, исполняя роль навигатора по бумажному архиву. Системы автоматизации документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации. Если в системах автоматизации делопроизводства документ интересен как самостоятельный объект учета и хранения, то в системах автоматизации документооборота он рассматривается как элемент бизнес-процесса. Как и в автоматизированном делопроизводстве, эти системы изначально ориентированы на работу с бумажными документами. Пользователями этих систем являются отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-то общий деловой процесс. Поскольку в обеих рассмотренных системах объектом управления является тот же документ, хоть и с разных точек зрения, который не только подлежит учету и хранению, но и участвует в бизнес-процессах организации, то сегодня считается уже нормой, когда автоматизация делопроизводства и документооборота выполняется одной информационной системой, называемой аббревиатурой САДД. Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью). В свою очередь,накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Развитие ИКТ плавно переводит компании на электронную форму управления и ведения бизнеса, расширяя «жизненное пространство» и стирая границы с карт экономических войн. Как следствие этого в организации увеличиваются информационные потоки. От того, с какой скоростью организация внутри себя обрабатывает получаемую информацию, в значительной степени зависит и ее эффективность на рынке. Способность гибко и своевременно реагировать на любые изменения на рынке определяется не только налаженностью организационно-распорядительного документооборота, талантом и опытом руководителей, но и от эффективности использования накопленной корпоративной информации. Как утверждают аналитики, 80% всей корпоративной информации хранится в неструктурированном виде и состоит главным образом из электронных документов. Это обусловливает необходимость использования корпоративных систем электронного управления документами (СЭУД), которые обеспечивают единую корпоративную инфраструктуру для создания, хранения, использования и публикации документов, доступную всем пользователям организации. СЭУД символизируют собой западный подход к управлению документами (document management), все глубже укореняющийся в сознание российских организаций, во главу которого ставятся повышение производительности труда непосредственных разработчиков и пользователей документов, а также накопление, хранение и эффективное использование всей неструктурированной информации организации. Это технологически емкие системы, которые смело можно называть универсальными системами управления документами, служащими платформой для построения любого документоориентированного решения, в том числе системы автоматизации делопроизводства, являющейся по сути не более чем узкоспециализированным решением. СЭУД позволяет организовать распределенное масштабируемое документационное пространство, что повышает продуктивность работы каждого сотрудника и конкурентоспособность организации в целом, обеспечивая оптимизацию любых типов бизнес-процессов, вместо автоматизации вертикальных по отдельности. Корпоративное управление документами - важный шаг на пути к реализации инициатив по управлению корпоративными знаниями. Единое документационное пространство пронизывает все корпоративные информационные системы, работающие с документами, и их пользователей, что позволяет связать документы с конкретными деловыми процессами организации (например, с хозяйственной операцией в ERP). Внедрение СЭУД вносит в жизнь пользователей определенные коррективы: теперь, напримеркумента он будет сохраняться уже не на локальном диске рабочей станции, а в едином хранилище СЭУД, вследствие чего эти системы называют также корпоративными хранилищами электронных документов, или электронными библиотеками. Новые принципы работы с документами реализуются соответствующими интеграционными компонентами, которые обеспечивают прозрачный доступ к хранилищу из любых настольных приложений, привычных для пользователей. Единое хранилище документов устраняет необходимость в физическом перемещении документов в рамках бизнес-процессов и сводит к минимуму возможность дублирования информации, поскольку перемещаться будут только ссылки на документы. Движение документов в СЭУД обеспечивается бесшовно интегрированным вспомогательным модулем. Открытость системы позволяет использовать и внешнюю систему управления бизнес-процессами. Необходимо отметить, что системы управления документооборотом развивались по двум кардинально различающимся путям: первый во главу угла ставит документ, второй - бизнес-процесс, к которому привязывается документ. В связи с этим существует нескончаемый спор: начать построение системы документооборота с создания электронного архива или с автоматизации бизнес-процессов. Отчасти именно поэтому современные ИС строятся по модульному принципу, что позволяет взять электронный архив от одного производителя, а систему управления бизнес-процессами - от другого. Российские САДД развиваются по пути «от документа». На Западе же повышение эффективности работы с документами и автоматизация бизнес-процессов шли параллельными путями. В результате сформировались два класса комплементарных систем: document managemen (DM, управление документами) и workflow, или business process management (BPM/Workflow, управление бизнес-процессами). Организация документооборота при помощи BPM/Workflow является, по сути, одним из применений этих универсальных систем, где документооборот - просто срез бизнес-процессов по участвующим в них документам. BPM/Workflow не имеют собственного хранилища документов, предполагая подключение к используемой в организации СЭУД. В отсутствие хранилища документы движутся физически: к бизнес-процессам присоединяются электронные копии документов, а не ссылки. Таким образом, для организации документооборота следует сначала позаботиться о том, где будет храниться то, что должно перемещаться в рамках бизнес-процессов. В отличие от СЭУД внедрение системы автоматизации бизнес-процессов в масштабах организации обычно требует предварительного реинжиниринга текущих бизнес-процессов и, как следствие - реструктуризации самой организации. Большинство современных крупных организаций являются распределенными, имея в своей структуре десятки филиалов и дочерних предприятий. К необходимым условиям создания единого документационного пространства в данном случае относится объединение всех структурных подразделений единой корпоративной сетью. Кроме того, для СЭУД, работающей с большими объемами неструктурированной информаошая пропускная способность, которой может оказаться недостаточно для подключения удаленных подразделений. Поэтому современные СЭУД дают возможность организовать распределенное хранилище, обеспечивая пользователей высокопроизводительным доступом к документам как минимум своего подразделения, отделенного от центрального офиса тонкими каналами связи. Для повышения скорости доступа к остальным документам организации в СЭУД используются службы репликации и кэширования часто используемых документов. В отличие от транзакционных систем, работающих со структурированной информацией относительно небольших объемов, репликация информации СЭУД может оказаться достаточно сложной задачей. Ведь при изменении даже одной буквы в неформализованном документе его необходимо целиком реплицировать заново. Более правильным решением проблемы, скорее всего, является кэширование документов, что подразумевает сохранение запрашиваемого документа в локальном информационном пространстве и последующую его загрузку только в случае изменения. Кроме сотрудников удаленных подразделений в документообороте организации участвуют и иные категории удаленных пользователей: командированные и мобильные сотрудники (например, экспедиторы), партнеры и клиенты организации. Традиционный вариант выхода из ситуации - создание корпоративного информационного портала. Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители ПО постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть. Разумеется, использование корпоративных информационных порталов (КИП) не ограничивается применением их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям и корпоративной информации. КИП является еще одной технологией консолидации информационных систем: если СЭУД консолидирует все документоориентированные информационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложения организации, включая СЭУД. Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные сли бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами. SAP сертифицировал 25-ю главу 12 января SAP СНГ и Балтии объявило об успешной сертификации типового проектного решения по 25-й главе Налогового кодекса РФ - «Налог на прибыль предприятий». Сертификацию провела группа экспертов Финансовой Академии при Правительстве Российской Федерации. Процедура, в частности, предусматривала подтверждение правильной интерпретации алгоритмов расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Данный проект был реализован SAP совместно с российской компанией «БДО Юникон Консалтинг». В методологии ведения налогового учета не учитывалось использование современных информационных технологий на предприятии, поэтому перед SAP стояла задача не только реализовать требования налогового учета, но и интерпретировать и формализовать алгоритмы 25-й главы Кодекса. Ядром типового проектного решения стала иерархия объектов налогообложения, которая повторяет структуру декларации по налогу на прибыль. В нее включены все типы данных. В настоящее время данный программный продукт успешно работает у более 20 клиентов SAP, в том числе в таких российских и зарубежных компаниях, как Reebok, «Газпром», «Сибнефть», «Русал», «Лукойл-Пермнефтеоргсинтез», «Салаватнефтеоргсинтез», «Геойлбент» и др. http://www.sap.com/cis Главная страница / Архитектура отрасли |