|
|
  |
Главная страница / Архитектура отрасли Организация и проведение совещанийВсем нам время от времени приходится участвовать в совещаниях и даже проводить их. И кто же, как не мы, знает, в какую бессмысленную трату времени может превратиться этот процесс. Так давайте поговорим о том, как НЕ НАДО ПРОВОДИТЬ СОВЕЩАНИЯ. ОТКАЖИТЕСЬ ОТ РАЗУМНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ! Первым шагом к успешному провалу совещания должен стать полный отказ от всяческого планирования. Зачем определять цели совещания? Кому они нужны? Ведь обозначив цель совещания, вы будете вынуждены слепо ей следовать, а это так скучно. И потом, если есть цель, ее надо достигнуть, выполнить поставленные задачи, а кому охота брать на себя ответственность? ПОСТАРАЙТЕСЬ ОХВАТИТЬ МАКСИМУМ Эффектной бомбой, заложенной под фундамент будущего совещания, может стать стремление решить на нем максимум вопросов, так сказать, «в один присест». Не стоит стесняться! Ведь это так естественно! Вы выбираете важные вопросы, без решения которых ваш бизнес просто не может двигаться дальше. И неважно, что повестка дня будет звучать, как в известном анекдоте: «...собрание постановило построить социализм и покрасить забор». Вы-то точно знаете, что для вашей компании проблемы опозданий сотрудников на работу и строительства дилерской сети имеют равную важность. ГОТОВЬТЕСЬ ДОЛГО ИЛИ НЕ ГОТОВЬТЕСЬ ВООБЩЕ Теперь пару слов о подготовке совещания. Все мы свои люди. Зачем пускать пыль в глаза друг другу, демонстрируя отличное знание темы и шокируя собравшихся слайд-шоу? Ведь все прекрасно знакомы с возможностями Power Point. К тому же, продемонстрировав коллегам план работы и подготовленные материалы, вы можете поставить их в неловкое положение: вдруг они подумают, что вы не доверяете их компетенции или хотите просто пощеголять своей скрупулезностью? Зачем нам проблемы и столкновения? Ведь главное – сохранить добрый корпоративный дух. Хотя... если вдуматься – не пропадать же вашим полугодовым усилиям даром? Кто, как не коллеги, оценит ваш монументальный доклад в сто двадцать страниц с графиками и схемами, когда вы торжествующим тоном сообщите им: «Вот немного материалов, которые я подобрал к сегодняшнему собранию. Надеюсь, они послужат основой нашей дискуссии!» НИКОГДА НЕ РАССЫЛАЙТЕ МАТЕРИАЛОВ ЗАРАНЕЕ – ОНИ НИ К ЧЕМУ Да, кстати, о подготовке – не стоит рассылать материалы заранее – все равно никто не станет их читать. Подумайте сами, как заняты ваши коллеги в течение своего рабочего дня, – зачем же нагружать их неуместными подробностями? Вот встретимся на совещании, тогда и почитаем вместе – что там подготовил ваш референт? Не волнуйтесь, что ваше совещание будет напоминать читальный зал – в конце концов, прочесть пару страниц в обществе умных людей намного приятнее. Да и вам, наверное, интересно обсудить свежие спонтанные мысли, пришедшие в голову безо всякой подготовки. Теперь о повестке дня. Не вздумайму. Артистизм и свобода ваших коллег сгинут под пятой этого бумажного чудовища. Возможно, с его помощью вам удастся добиться того, чтобы обсуждение не отклонялось от назначенной темы, но спрашивается – разве тридцать минут скуки стоит такого результата? ТЕПЕРЬ ПОГОВОРИМ О ВРЕМЕНИ Наш принцип – все или ничего! Есть две успешные тактики, которые, несомненно, позволят вам превратить ваше совещание в еще одно незабываемое событие. Начнем с классической. Эта тактика проведения совещания подразумевает, что вы никуда не торопитесь. Совсем никуда. У вас и ваших коллег нет и не может быть ничего более важного, чем просидеть за этим столом весь рабочий день. Тактика «затягивания» подразумевает, что вы будете постоянно что-то терять, например, ту же повестку дня, и долго ее искать. На половине обсуждения одного вопроса можно вернуться к предыдущему – ведь вам в голову только что пришла такая удачная идея! Следуя классической тактике затягивания, строго смотрите на каждого вольнодумца, осмелившегося взглянуть на часы или, не дай бог, намекнувшего, что есть и другие планы. Давайте слово каждому присутствующему. Желательно по любому вопросу, независимо от компетенции. В конце концов, не в гости же они пришли! Пусть выскажутся все! Переспрашивания, уточнения, эмоциональное подчеркивание услышанного, повторение отдельных пунктов, чтобы даже спящий усвоил всю важность обсуждаемого вопроса. Для нашей цели подходят также вовремя заданные риторические вопросы – те самые, которые повисают без ответа, вгоняя присутствующих в краску. Отлично срабатывает простенький прием перехватывания инициативы: как только кто-то слишком разговорился – перебейте его – не стесняйтесь. А потом, когда все успокоятся, через пару минут вновь вернитесь к затронутой теме. Таким образом, вам удастся прихватить еще пару десятков минут. Последним штрихом, для того чтобы все окончательно затянуть, станет внесение мелких вопросов, которые неожиданно всех задевают. Вот лишь маленькая толика приемов, позволяющих продлить ваше совещание до бесконечности. Впрочем, стоит описать и новую методику, проникшую к нам вместе с западной модой, где главное – скорость. Тактика «ускорения» более трудоемкая для руководителя, но при определенных усилиях ее можно успешно использовать для полного обессмысливания вашего совещания. Для начала объявите сроки вашего совещания – строго с 9.17 до 9.32, и ни минутой более! Пятнадцати минут должно хватить, чтобы сказать главное. Совещаться лучше стоя. Ведь в таком положении вы просто вынуждены быть кратким. В этом случае вам придется говорить очень быстро, так, чтобы у присутствующих сложилось впечатление, что слова выстроились в многокилометровую очередь за право вырваться из вашего рта. Остальных участников разрешено смело и бескомпромиссно прерывать. В самом деле, что толочь воду в ступе? Вы и так все знаете, все, что они могут сказать, а между собой пусть поделятся мнениями в обеденный перерыв. Вопросы надо задавать тольних отвечать. Не беда, что такое совещание превратится в мини-лекцию с изложением ваших взглядов. Главное – оно пройдет быстро, если, конечно, вы не устанете бороться с инакомыслием. Теперь поговорим о самом ведении совещания. НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ НЕ СТОИТ ПЫТАТЬСЯ УЧИТЫВАТЬ ИНТЕРЕСЫ ВСЕХ ПРИСУТСТВУЮЩИХ! Даже если интересы отдела продаж и производственного отдела пересеклись, не стоит пытаться в этом разобраться. Плевать на то, что обиженные выпадут из общего процесса, их мнение сегодня вас не интересует – ведь вы построили такую красивую схему работы! Правда, те, кого вы сегодня проигнорировали на совещании, завтра будут саботировать ваши решения, не считая их своими, – но ведь это такие мелочи... Впрочем, если уж вам так хочется их утешить – пообещайте завтра собрать другое, не менее представительное совещание, на котором вы обсудите и их вопрос, – чем не решение проблемы? Хорошо подходит прием с парой хлестких замечаний и упоминаний прошлых грехов присутствующих – это, несомненно, придаст им небывалый заряд бодрости и желания работать. НЕ СТОИТ ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЯ СОГЛАСОВАННО Там, где все очевидно и в зале есть эксперты, – принимайте решение сами, а вот когда ситуация непонятная, стоит переложить ответственность на кого-то другого. Дискуссии часа на два вам обеспечены. Разрешено давать поручение, но тут стоит руководствоваться только своим представлением о том, что важно и в какие сроки это может быть исполнено. ИТОГИ ПОДВОДИТЬ ПРОСТО ЗАПРЕЩЕНО Ведь если вы закрепите в умах собравшихся то, о чем вы договорились, они, пожалуй, начнут это выполнять. И уж тогда ваше совещание никак не назовешь бессмысленным. И, главное, упаси боже, чтобы кто-то вел протокол! Ведь тогда можно позже узнать, что именно вы нарешали и задаться вопросом, почему это не выполнено. Никаких ответственных решений, сроков и конкретных задач. *** Напоследок могу порекомендовать несколько простых и незатейливых приемов, которые вы можете использовать при любой тактике ведения совещаний. • С умом выбирайте помещение. Отлично подойдет уголок общего рабочего зала, желательно у всех на ходу, или корпоративное кафе – какое же совещание без свежей булочки? • Болтайте по сотовому телефону, принимайте документы на подпись или отвечайте на почту – если совещание проходит в вашем кабинете. Тогда все поверят в важность этого мероприятия. • Назначайте совещание в начале или в конце рабочего дня. Это придаст ему небывалую эффективность. • Выясните, кто и почему опаздывает, где он сейчас находится. Не забудьте пересказать опоздавшему все, что тот пропустил. • Два совещания лучше, чем одно. Возьмите этот принцип на вооружение. • И наконец, приобретите привычку назначать совещания хаотично. Просто потому, что вам захотелось увидеть всех присутствующих, тем более, если они работают в разных офисах. Надеюсь, что с рдных отметок. Впрочем, как знать, – может быть, мои советы запоздали, и ваша компания уже использует эти приемы в своей практике? Главная страница / Архитектура отрасли |