|
|
  |
Главная страница / Архитектура отрасли Чтобы в сутках стало 25 часовО грамотном управлении временем начали задумываться довольно давно. Одна из наиболее известных систем тайм-менеджмента приписывается Бенджамину Франклину. Применяющие ее на практике отмечают, что она действительно помогает повысить эффективность работы – как за счет более рационального управления временем, так и за счет планирования самой работы. В отличие от систем, строящихся на основе учета уже потраченного времени, система Франклина «направлена вперед» – на то, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те – на еще более мелкие подзадачи. Визуально систему можно представить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс применения – как строительство пирамиды. Выглядит это следующим образом. На первом этапе в основание пирамиды укладывается опора всех этажей. Человек определяет свои жизненные ценности – чего хочет добиться, что для него является приоритетом. Второй этап – это определение задач исходя из глобальной цели. Здесь важно, чтобы выбранная задача отвечала жизненным целям, которые составили «основание пирамиды». На третьем этапе разрабатывается генеральный план, что, по большому счету, необходимо для достижения цели, поставленной на предыдущем этапе. Четвертый этаж пирамиды представляет собой промежуточный план, рассчитанный на несколько лет, с указанием конкретных целей и сроков. Сверяясь с ним, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Крайне важно указать, выполнению какого именно пункта генерального плана способствует ее достижение. Пятый этаж – краткосрочный план, рассчитанный на срок от 2–3 недель до 2–3 месяцев. Пункты плана, составленного на предыдущем этапе, должны быть разбиты на более конкретные задачи. Сроки нужно указать также с точностью до нескольких дней. Шестой этаж пирамиды – это план на день. Составляется он на основе краткосрочного плана: небольшие задачи должны решаться в течение дня, более крупные разбиваются на подзадачи. Обычно дневной план составляется не за сутки накануне, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на эту дату предварительно – за неделю, а то и две. Зачастую в течение дня план корректируется. При оформлении такого плана желательно указывать время выполнения каждой задачи. Впрочем, пирамида Франклина – не единственный способ планирования времени. Известны и другие авторские методы, например «Окно Эйзенхауэра». Этот довольно легкий и действенный метод предлагает два измерения – важность и срочность. В таблице по вертикали отмечается важность задачи, по горизонтали – срочность. Простая на вид матрица управления временем позволяет систематизировать задачи, определить, что нужно сделать в первую очередь, а что запланировать, что стоит делегировать, а от чего следует отказаться. Эффективность работы повышается за счет грамотной расстановки приоритетов и очередности выполнения задач. Главная трудность при использовании этого метода заключается в правильном заполнении матрицы. Обычно у менеджера создается ощущение, что все, чем он занимается, и важно, и срочно. Поставить фильтр для тех или иных дел, перераспределить их бывает непросто. Поэтому навыки определения приоритетов – своего рода мастерство, которым следует овладеть. Принцип Парето на первый взгляд прост настолько, что трудно поверить в то, что он может помочь в планировании времени. Однако он действительно работает и может применяться в разных сферах деятельности. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор неоднократно подтверждался количественными исследованиями. Суть его в том, что большинство явлений человеческой жизни имеют соотношение 20 к 80. Согласно этому принципу: 20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств; 20% преступников совершают 80% преступлений; 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия; 20% клиентов обеспечивают 80% доходов компании. Применительно к практике управления временем принцип Парето может быть сформулирован следующим образом: 80% информации мы получаем из 20% источников, необходимых для работы; 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое мы потратили на всякого рода совещания и планерки; 20% нашего рабочего времени обеспечивают 80% производительности труда, то есть того, что определяет ее успех. Зная эти постулаты, менеджер довольно просто отыскивает дополнительные рычаги для управления временем. Применив принцип Парето, вы тоже найдете для себя немало полезных идей. Например, сможете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Социологи утверждают, что среднестатистический менеджер в течение рабочего дня отвлекается в среднем каждые восемь минут. Посмотрим, что тормозит нашу активность и желание работать, какие привычки и пристрастия съедают много времени. По мнению экспертов, настоящим бичом современного человека стали четыре вещи – телефон, интернет, компьютерные игры и телевизор. Если в нашей жизни много пустот, они занимают слишком много места. Либо они восполняют недостачу уверенности в себе, отсутствие влечения к работе, общению, самореализации. Отдавая все свободное время невинным забавам, в конечном счете, сотрудник может потерять свою квалификацию, замкнуться в себе, что, как следствие, грозит увольнением. Но, как показывает практика, эффективнее всего даже не бороться с «пожирателями времени», а найти источник – чего не хватает в реальной жизни. Потери времени могут быть как «внешними», так и «внутренними». К последним можно отнести привычку откладывать все дела в долгий ящик, нежелание заниматься тем, к чему не лежит душа, чрезмерная увлеченность «любимыми занятиями». К «внешним» – просьбы коллег и подчиненных, посетители, неформальные звонки. Для борьбы с «пожирателями времени» необходимо в первую очередь одолеть собственную лень, а дальше начать «войну по всем фронтам». Не откладывайте трудные дела, а решайте их по мере необходимости. Научитесь говорить «нет» руководству, коллегам и друзьям. При нехватке времени сведите разговор к минимуму, изначально предупредив собеседника о наличии нескольких минут. Сократите время на телефонные разговоры и интернет. И вы увидите, как у вас освободится дополнительный временной ресурс. Когда вы теряете управление процессом, возникает ряд опасностей. Например, если объем работы растет как снежный ком, вы рискуете упустить важные задачи. Если не разберетесь с рутиной, не сможете выделить время для основных дел. Когда появится нечто важное, вы не сможете уделить этому должное внимание, не принеся в жертву что-нибудь другое. Словом, рисков множество. Однако необходимо помнить, что чем дольше вы откладываете разгребание завалов, тем труднее вам придется. Поэтому при планировании рабочего дня рекомендуется выполнить три основных действия: выбрать время, придерживаться его и устранять отвлекающие моменты. Также важно знать, что определенный резерв времени существует всегда, даже если вы уверены, что все «лимиты» исчерпаны. Согласитесь, что при любом аврале вы непременно прервете работу, если вас срочно вызывают к генеральному директору компании. Без понимания этого невозможно создать ситуацию, когда вы начинаете управлять работой, а не она вами. Существует великое множество различных методов эффективного управления временем. Каждый менеджер должен сам определить, какой способ наиболее эффективен для выполнения той или ной задачи. Однако следует обратить внимание на то, что использование одного метода ни в коей мере не входит в противоречие с другим. Напротив, одновременное применение нескольких систем может быть вдвойне эффективно, поскольку позволяет взглянуть на проблему нехватки времени с разных сторон и тем самым успешно решать поставленные задачи. Главная страница / Архитектура отрасли |