Нефть и песок О стали Компрессор - подбор и ошибки Из истории стандартизации резьб Соперник ксерокса - гектограф Новые технологии производства стали Экспорт проволоки из России Прогрессивная технологическая оснастка Цитадель сварки с полувековой историей Упрочнение пружин Способы обогрева Назначение, структура, характеристики анализаторов Промышленные пылесосы Штампованные гайки из пружинной стали Консервация САУ Стандарты и качество Технология производства Водород Выбор материала для крепежных деталей Токарный резец в миниатюре Производство проволоки Адгезия резины к металлокорду Электролитическое фосфатирование проволоки Восстановление корпусных деталей двигателей Новая бескислотная технология производства проката Синие кристаллы Автоклав Нормирование шумов связи Газосварочный аппарат для тугоплавких припоев
Главная страница / Архитектура отрасли

Презентация на пять с плюсом



Можно допустить, что раз на раз не приходится. Слишком много слагаемых у хорошей, тщательно организованной презентации. И как часто не хватает времени, чтобы подготовиться как следует. Не всегда и ведущий бывает, что называется, в форме… Потому и результат оставляет желать лучшего. В любом случае вряд ли стоит соглашаться с мнением, что, мол, убытки от неэффективной презентации не такие уж и существенные. Работник бухгалтерии назовет не одну статью расходов. Подготовка печатных и видеоматериалов, аренда зала и оборудования, транспортные расходы плюс время, затраченное сотрудниками на организацию мероприятия. В итоге набегает приличная, пусть и не всегда огромная сумма. Возможно, и это полбеды. Сложнее выразить в цифрах так называемую упущенную выгоду. Скольких клиентов недосчиталась компания, сколько инвесторов не обратили внимания на представленные во время презентации бизнес-проекты, скольких потенциальных партнеров не заинтересовал рекламируемый продукт или услуга? Увы, неизвестно. А репутация сотрудника, который не справился с заданием или провалил презентацию? Как неудача отразится на его продвижении по службе? Остается лишь догадываться. Попробуем выяснить, из каких слагаемых состоит подготовка успешной презентации. На что прежде всего следует обращать внимание в условиях чрезвычайной занятости, когда на организацию такого мероприятия отводится не так много времени?

Если коротко, то ядро успешной презентации составляют три элемента – содержание, оформление материала и стиль выступления. Плюс ряд правил и масса деталей, незначительных лишь на первый взгляд. На верху этой несложной схемы ведущий мероприятия, который не просто обязан знать о предмете своего выступления больше, чем успеет рассказать в отведенное время, но и, как показывает опыт, уметь общаться с аудиторией. В идеале – быть личностью. А теперь обо всем по порядку.

Подобрать и осмыслить материал предстоящей презентации – обязательное условие. Соблюдается фактически всегда. Но приступать к сбору сведений и данных стоит только убедив себя в том, что на этот раз с темой повезло как никогда. Важно придерживаться такой позиции всякий раз, как только узнали о предстоящем выступлении или вас назначили ответственным за проведение презентации. Неинтересных тем не бывает, они становятся такими благодаря «стараниям» автора или ведущего. Неуспех подкарауливает тех, кто игнорирует этот постулат, успевает накануне мероприятия поймать себя на мысли, мол, и тема скучная, и событие рядовое в числе других таких же.

Тематически сгруппировать собранные сведения и данные – сделать первый шаг на пути разработки плана презентации. Подготовка сценария мероприятия начинается, как правило, с поиска ответа на вопрос, писать текст в виде доклада или набросать тезисы. План может, конечно, представлять собой тезисное изложение материала. В таком случае намечайте канву выступления, строго следуя цели презентации (представить новую услугу, вид сервиса, компанию, убедить в преимуществах стратегии или перспективности презентуемого проекта). Готовый текст под рукой во время презентации даст возможность чувствовать себя увереннее. Но тут же подстерегает опасность – вы можете стать его рабом: прочтете написанное от корки до корки, и не удастся привнести в общение со слушателями изюминку, повышающую восприятие сказанного. Вряд ли сможете оценивать атмосферу в аудитории, а уж тем более не получится вовремя откликнуться на настроение слушателей, которые, не исключено, проявят интерес к каким-то деталям. Как именно поступить – решать самостоятельно. В любом случае не стоит строить выступление в виде пересказа или комментариев к тому, что представлено наглядно – на схемах, слайдах, листовках и прочих сопутствующих иллюстративных материалах. Допустим, не смогли отказаться от написания доклада. Не беда. Найдите стиль изложения, точнее всего передающий устную речь, допускающую вероятность пауз, оживляющих деловое выступление фраз, подходящих для такого мероприятия образов. Иными словами, постарайтесь во время выступления воспроизвести интонации собеседника, увлеченно и со знанием дела освещающего заявленную тему. Такой текст, лишенный клише и шаблонов, преподнести как нечто заученное, отрепетированное накануне до образования мозолей на языке, не получится. Избрав нужную интонацию выступления, сможете как минимум продемонстрировать ваше желание выйти за рамки привычного и представить материал свежо и интересно. Шансы провести презентацию на достойном уровне возрастут, если адаптировать собранный материал к запросам и интересам аудитории. Неслучайно предварительно выясняется возможный состав слушателей (их образование, возраст, специфика интересов и т. д.). От этого зависит, например, придется ли пояснять ряд терминов, понятных «узким» специалистам, детально раскрывать содержание тезисов своего выступления.

На одной из последних конференций, организованных «Связьинвестом», представители нескольких МРК рассказывали о развитии новых услуг и внедрении перспективных технологий, причем использовали для своих выступлений форму презентации. И если первый, второй доклады еще легко воспринимались аудиторией, то постепенно дала о себе знать накопившаяся усталость, интерес к предмету разговора угасал. Тем не менее участникам конференции, о чем говорилось затем в кулуарах, запомнилась речь представителя одной из компаний, которому, кстати, досталось не самое выигрышное время для выступления – предобеденное. Как ему удалось удержать внимание зала и произвести впечатление?Докладчик избегал наскучивших фраз об актуальности внедрения новинок, не сыпал впечатляющими цифрами, напоминающими рапорты прежних десятилетий. Напротив, он рассказал, как непросто идет внедрение современных технологий, остановился на том, в чем именно сложности, какие препятствия возникают по ходу реализации проектов и как удается преодолевать их. В зале присутствовали представители аналогичных компаний, которые сталкиваются с подобными трудностями. Так что доклад заинтересовал в первую очередь их. Ведь проблемы схожие, а вариантов решения может быть несколько. С любопытством отнеслись к этому выступлению и представители поставщиков, компаний – разработчиков оборудования. Еще бы – самое время взять на заметку, какие схемы и механизмы опробуют операторы, чтобы адаптировать предложенные решения. Думается, не дремали и потенциальные инвесторы, которые стремятся не только узнать о преимуществах того или иного проекта, но и прояснить ситуацию с возможными рисками: насколько серьезны, какие дополнительные расходы, не исключено, потребуются и т. д. Стоит ли говорить, что выступающий оставил о себе и о компании, которую представлял, хорошее впечатление. Помехой в данном случае не стали ни время выступления, ни тема – актуальная, но уже по сути раскрытая предыдущими ораторами. Пусть по форме этот доклад лишь отдаленно напоминал презентацию, его результативность не уступает полноценному мероприятию, подготовленному командой маркетологов. Опыт показывает, что оправдывает себя следующая схема построения выступления: формулируем проблему или задачу – раскрываем механизм ее решения. При этом речь строим в форме доказательства. На примере конкретных фактов, промежуточных результатов слушателей удается убедить в том, насколько оптимальным может быть то или иное решение.

В последнее время презентация ассоциируется исключительно с демонстрацией видео- и других наглядных материалов. Возможно, именно в этом кроется одна из причин невысокой результативности подобных мероприятий. Речь ведущего зачастую остается в тени или теряется на фоне визуального представления материала. Конкуренты выступающего – так можно назвать разного рода технические средства – весьма могущественны. Превзойти их и произвести впечатление на аудиторию удается, только если организатор мероприятия понимает, что человек – уникальное слагаемое каждой презентации. Способность ведущего создать атмосферу, следить за вниманием слушателей, при необходимости оживить аудиторию, подуставшую воспринимать информацию, или заинтриговать ее в самом начале мероприятия, т. е. пробудить интерес, дорогого стоит. Если речь ведущего будут слушать, то наверняка найдется кто-то, кто услышит. При этом важно не только то, что вы говорите, но и как. В этом еще один козырь, которым грех не воспользоваться. А слайды, видео- и другие наглядные материалы – это, безусловно, плюс и хорошее дополнение, но не более чем инструмент в руках ведущего и его ассистента. Кстати, опросы показывают, что присутствующие на презентации иногда так устают за время монотонной демонстрации картинок, что оживляются как раз в момент, когда отключается проектор. Свести сценарий презентации только к демонстрации видеоряда – значит не воспользоваться ресурсами, содействующими достижению поставленной цели – проинформировать, заинтересовать, побудить к действию (покупкам, инвестициям, сотрудничеству, установлению новых контактов и т. д.). Так что риторически звучит вопрос, стоит ли делать ставку на визуальные средства представления информации, тем более подстраиваться под них, лишь комментируя показанное на экране? Без этого ресурса, действительно, не всегда можно обойтись, но и сводить презентацию к показу ярких схем и картинок – в корне не верно. Наглядные материалы иллюстрируют сказанное, но не могут заменить ведущего. Контакт с залом способен установить человек, а не компьютер или экран. Только в результате живого общения с аудиторией можно рассчитывать на то, что у слушателей возникнут вопросы. Умение не переполнять презентацию видео- и прочими наглядными материалами приходит с опытом. А требования к оформлению наглядных пособий несложно усвоить и новичку в деле организации и проведения презентаций. Ценность слайдов не в том, что они используются во время презентации, а в том, насколько удачно дополняют сказанное. Их не следует перегружать текстом, а заголовки к слайдам должны быть максимально информативны. Почему? Длинные предложения непросто прочесть, еще труднее запомнить. Другая проблема в том, что на слух люди воспринимают информацию приблизительно одинаково быстро, а вот в скорости чтения мы заметно уступаем друг другу. Если одни в состоянии пробежать текст по диагонали, то другим это не под силу.К тому же представьте, в какой непростой ситуации оказывается участник презентации, когда пытается уяснить видеоинформацию и одновременно уловить комментарий ведущего. Сколько из сказанного и увиденного на экране усваивается продуктивно?

Количественная информация легче воспринимается зрительно, ее-то и есть смысл оформить в виде сравнительных таблиц, диаграмм, графиков и т. д. Обилие слайдов, демонстрируемых во время презентации, требует от ведущего и его ассистента дополнительных усилий. Доклад или устная речь не должна уходить вперед, как, впрочем, и отставать от того, что представлено на экране. Приходится синхронизировать действия, репетировать выступление накануне. К тому же ведущий должен учитывать, что в любой момент (по закону подлости – в самый неподходящий) техника может отказать. Накладки, увы, случаются – отрицательно сказываются на настроении выступающего, сбивают с ритма. Если избежать их практически невозможно, то свести к минимуму – одна из задач, решаемых на стадии подготовки презентации. Разумеется, важно проверить исправность технических средств и требовательно подойти к выбору наглядного материала, который и с натяжкой не назовешь залогом успешного выступления. Куда важнее оказываются другие слагаемые.

Нет более ответственных минут, а то и секунд презентации, чем ее начало. С чем обратиться к аудитории? Не исключено, что с оригинальной фразой или краткой историей на злобу дня. Если первые предложения будут неожиданными да еще любопытными – удастся завладеть вниманием слушателей. Полагать, что аудитория, в которой предстоит выступать, чересчур заинтересована анонсированным мероприятием, по меньшей мере, опрометчиво. Куда более предпочтительный вариант – убедить себя, что слушатели делают одолжение, отправляясь на презентацию, и первая задача ведущего – заинтриговать их. Тогда вы приложите максимум усилий для того, чтобы преподнести материал в наиболее выигрышном свете. Яркое начало выступления поможет установить контакт, произвести на слушателей соответствующее впечатление. И тогда аудитория будет готова простить вам даже некоторые шероховатости, которые могут возникнуть по ходу мероприятия. Более того, ответы на вопросы прозвучат более убедительно, если вы сумеете расположить к себе слушателей. Произвести впечатление удается ораторам, умеющим продемонстрировать или подчеркнуть свою индивидуальность. Воздействие этого фактора на эффективность презентации зачастую оказывается решающим. К тому же самообладание проверяется на умении создать благоприятное впечатление, которое слушатели перенесут затем и на предмет разговора, то есть представляемую вами услугу, товар, проект или компанию. А не с этой ли целью вы выходите к аудитории? Стержнем речи ведущего, красной нитью презентации служит фраза, выступающая в качестве лозунга. Емкая. Краткая. Это, пожалуй, основные ее характеристики. Наиболее удачной можно считать фразу, отражающую ключевую мысль выступления.

Еще одно слагаемое результативной презентации – психологическое расстояние, то есть дистанция, разделяющая аудиторию и оратора. Различают так называемое деловое расстояние в пределах от 40 см до 2 м и публичное (для выступлений в конференц-залах) – 2 – 4 м. По утверждению авторов специальных тренингов, лучше всего начинать речь, находясь от слушателей на деловом расстоянии. А как только удалось установить контакт, целесообразно увеличить дистанцию между собой и слушателями – отойти на те самые 2 – 4 м.Знание таких деталей и умение использовать их позволяет опытным ораторам спасти даже обреченные на провал мероприятия. В частности, им удается завладеть вниманием аудитории, неготовой или нежелающей воспринимать предлагаемую информацию. Об одном из таких случаев стоит вспомнить. Конференц-зал, в котором проводился форум, был заполнен чуть больше чем наполовину. После перерыва продолжить участие в работе конференции смогла или пожелала лишь треть слушателей (до боли знакомая ситуация, не правда ли?), да и те рассредоточились по залу, большинство предпочло устроиться на последних рядах. На сцене, как полагается, президиум, здесь же трибуна, а до первого ряда, разумеется, почти пустого, те самые четыре метра. Выступающий, оценив обстановку, направился поближе к первому ряду. Но ведущий эту часть конференции попросил оратора занять место за трибуной. Мол, порядок проведения мероприятия того требует. А что же выступающий? Не растерялся. Вернулся к трибуне, встал за нее и, приподняв, к счастью, легкую деревянную конструкцию, направился вместе с ней к аудитории. Тишина в зале наступила неожиданно быстро. А спустя мгновение появились и желающие пересесть поближе к первому ряду. Почему? Удивление поведением выступающего пробудило интерес аудитории, настроившейся, было, лишь присутствовать на мероприятии, и, быть может, не рассчитывающей встретить интересных докладчиков. Проверено и не раз, что завладеть вниманием слушателей можно, вызвав удивление. Без этого ваш доклад, выступление во время презентации, конечно, тоже состоится. Но удастся ли донести материал до потенциального слушателя?

Как бы удачно ни началась презентация, с каким бы воодушевлением ведущий ни демонстрировал свое мастерство, регламент – один из самых серьезных соперников. Выиграть у такого конкурента – значит уложиться в отведенное на презентацию время. Оно неумолимо, как и внимание слушателей. Установлено, что если на презентацию отведено, скажем, 40 минут, то уже через 15 минут после ее начала интерес аудитории начинает постепенно снижаться. На 30-й минуте достигнет минимума, если своевременно не принять соответствующих мер. По закону жанра в этом интервале, то есть между 15-й и 16-й минутами, следует реанимировать или стимулировать внимание аудитории. Например, обратиться к залу с вопросом, сделать небольшое отступление, припасти ремарку на всякий случай (подойдет домашняя заготовка). Лишь после этого можно надеяться, что интерес слушателей обретет дополнительный стимул. Во второй половине презентации важно дать понять аудитории, что вы дорожите ее вниманием и временем. Не стоит забывать о таких фразах-сигналах, как «перейдем к последнему вопросу», «и в заключение», «нам осталось рассмотреть»…Как тут не вспомнить одну из презентаций, посвященную новым проектам уважаемого банковского учреждения. Упоминания это мероприятие заслуживает лишь по одной причине – как, игнорируя регламент, можно добиться результата, противоположного ожидаемому. Ведущий рассказывал об услугах банка, новых программах кредитования. Мало того, что он не систематизировал материал, не соотнес изложение с целью презентации, но и умудрился утомить слушателей и речью, и собственной персоной. Прежде всего потому, что не контролировал, сколько времени находится на трибуне. Чуть позже удалось выяснить, что выступающий – отличный финансист, генератор идей, возглавил недавно новое направление работы в банке и добился отличных результатов. Но беда в том, что не смог их как следует представить публике.

Есть профессионалы высшей пробы, результаты работы которых вызывают восхищение и даже зависть коллег. Но вот выступать перед большой аудиторией они не могут. Стоит ли браться им за ведение презентаций? Конечно, нет. Ведь должного эффекта их выступление не произведет. Однако не будем забывать, что деловому общению, как и ораторскому искусству, учатся. Есть методики, позволяющие освоить правила публичного выступления, изучить законы, по которым оно строится, справиться со страхом или волнением, мешающим свободно общаться со слушателями. Известны факты, когда люди, избегавшие под любым предлогом публичных мероприятий и своих выступлений перед незнакомой аудиторией, впоследствии испытывали удовлетворение от выполнения таких обязанностей. Правда, им приходилось преодолевать ряд трудностей, работать над собой. И овчинка стоила выделки. Они удивлялись тому, как, оказывается, может способствовать профессиональному и личностному росту общение с аудиторией.

Резюмируя сказанное, заметим, что результативность презентации зависит от того, насколько плодотворной была подготовка мероприятия, и, безусловно, от личности ведущего, владеющего азами ораторского искусства. А еще от драйва, того самого настроения, когда доклад или сообщение, повествующее, поясняющее или убеждающее, построено в форме доказательства, на основе любопытных фактов, вызывающих интерес. Подобное выступление, требующее определенного мастерства, приковывает внимание слушателей, а следовательно, проходит на одном дыхании. И как тут не вспомнить до боли знакомую фразу о том, что учиться никогда не поздно. Лишь тогда можно быть уверенным, что каждая следующая презентация станет успешнее предыдущей, а времени на ее подготовку потребуется меньше. К тому же игра стоит свеч. Ведь по итогам успешной, достигшей своей цели презентации можно рассчитывать на новых клиентов, достойных партнеров, солидные инвестиции или повышение по служебной лестнице (для тех, кто строит карьеру).

Главная страница / Архитектура отрасли